ChatGPTを業務で活用する方法（tugilo流：まず"運用の型"を決める）
正直に言うと、最初は「何でも聞けば答えてくれる」と思っていました。でも実際は、聞き方が雑だと、それっぽい嘘が返ってくるだけでした。AIを使わない、という判断も立派な選択です。
この記事は、以下の方々向けに書いています。
- ChatGPTを業務で活用したいが、使い方がわからない方
- ChatGPTの効果的な使い方を知りたい方
- 業務でのAI活用事例を知りたい方
- ChatGPTのプロンプト作成に困っている方
ChatGPTは賢い秘書ではありません。考えが散らかったまま話しかけると、一緒に散らかります。業務で一番つまずくのは「使い方」ではなく 運用 です。tugiloでは、導入初期に次の2つを決めてから使い始めます。
- AIに任せる範囲（下書き・要約・分類など）
- AIに任せない範囲（例外・責任・機密など）
この前提があると、出力のブレや手戻りが一気に減ります。
この方法は、tugiloが実際に複数の中小企業でChatGPT導入支援を行い、検証した結果に基づいています。特に「運用の型を決める」ことで、出力のブレや手戻りが大幅に減ることが確認できています。よくある失敗例として「プロンプトをその場の気分で書いて品質が安定しない」ケースが多いため、テンプレ化を重視しています。
まず"効く業務"から選ぶ
ChatGPTが効きやすいのは、入力がテキストで、出力もテキストの業務です。
- メールの下書き（問い合わせ返信、見積送付、日程調整）
- 議事録の要約（要点/決定事項/次アクション抽出）
- 提案書の構成（章立て、論点整理、抜け漏れチェック）
関連記事：AIを活用した文書作成のコツ
tugilo式：プロンプトは「3点セット＋穴埋め」にする
プロンプトを"その場の気分"で書くと品質が安定しません。tugiloでは、次の 3点セット を固定し、入力は 穴埋め式にします。
- 目的：何のための文章か（問い合わせ返信、見積送付、謝罪…）
- 読み手：相手は誰か（新規/既存、役職、温度感）
- 制約：NG/必須（言ってはいけないこと、入れるべき要点、文字量）
すぐ使える：メール下書きの穴埋めテンプレ
あなたは中小企業の業務担当者です。次の条件でメールの下書きを作成してください。
【目的】{例：見積送付 / 日程調整 / 問い合わせ返信}
【相手】{例：既存顧客 / 新規見込み / 社内}
【状況】{例：相手からの依頼内容・背景}
【入れる要点】{箇条書き3〜5点}
【トーン】{丁寧 / 簡潔 / 少し硬め}
【NG】{例：金額や固有名詞は書かない / 断定しない}
【出力形式】件名→本文（段落分け）→相手への次アクションすぐ使える：議事録要約（決定/ToDo抽出）
次のメモを「要点」「決定事項」「未決事項」「次アクション（担当/期限）」に整理してください。
不明点は推測せず「要確認」として列挙してください。
【会議メモ】
{ここに貼る}ChatGPTは ・判断 ・責任 ・最終決定 を代わってくれるツールではありません。 tugiloでは 「下書き・整理・叩き台」までに使います。
tugilo基準：ここを決めないと失敗する（よくある落とし穴）
- 1プロンプトで全部やらせる：背景も制約も曖昧で、結局書き直しが増える
- 例外ルールがない：クレーム/法務/個人情報などが混ざると運用が止まる
- 評価が"感想"だけ：良い/微妙の話になり、改善の方向が決まらない
関連記事：AI導入で失敗しないためのポイント
セキュリティと責任の"最低ライン"
- 入力禁止：顧客名、住所、個人情報、金額、機密、契約条件
- 置換ルール：顧客名→A社、担当→担当者、製品→製品X（など辞書化）
- 最終確認者：誰が責任を持って送るか（AIは責任を持たない）
まとめ：ChatGPTは"ツール"ではなく"型"で使う
ChatGPTは賢い秘書ではありません。考えが散らかったまま話しかけると、一緒に散らかります。穴埋めテンプレ＋例外ルール＋確認者の3点が揃うと、業務に乗ります。まずはメールと要約から始め、テンプレを1枚に育てるのが最短です。
自社の業務に合わせて「任せる範囲」「例外」「テンプレ」を一緒に設計できます。
tugilo視点まとめ
- これは「向いている会社」と「向いていない会社」があります
- tugiloでは、導入前に「下書き・整理・叩き台の範囲で使えるか」を必ず確認します
- 迷った場合は、ここで一度立ち止まります
