AIに渡す前の「社内ナレッジ整理」入門：ファイル地獄を終わらせる命名・版管理・要約ルール（tugilo流）

結論から言うと、AIの前に「最新版はどれか・置き場所は1つ・更新する人は誰か」を決めると、情報が回り始めます。 以下では、tugiloが現場で使っている命名・版管理・要約の3レイヤーをまとめます。

AIを導入しても、なぜか現場が楽にならない。
その原因が、ツールでも、プロンプトでもなく――社内の情報そのもの だった。
これ、めちゃくちゃ多いです。

フォルダが深い。ファイル名が雑。最新版が分からない。
「最終_修正版_最終2.xlsx」が存在する。
探すだけで疲れて、結局、知ってる人に聞く。属人化が固定される。

そしてAIに聞くと、もっとそれっぽい答えを返してくる。
でも元データが混沌としているから、出力も混沌とする。

この記事は、社内ナレッジを“完璧に整える”話ではありません。
1日で「回る状態」に寄せるための、現場向けの整理術です。

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AI導入のボトルネックは「情報の場所」がバラバラなこと

AIに何かをやらせるには、材料が必要です。
材料が散っていると、結局こうなります。

• AIに渡すための資料を探す（まずここで時間が溶ける）
• 見つかった資料が古い（間違える）
• “どれが正か”で揉める（決められない）

つまり、AIの性能の前に、情報の置き場所が勝負です。

まず決めるのは「正しさ」ではなく「最新版」

ナレッジ整理で一番の敵は、完璧主義です。
完璧を目指すと、始まらない。

tugiloが最初に決めるのは、これだけです。

tugilo流「ナレッジ整理の3レイヤー」— 1日で形にする

社内情報は、3レイヤーに分けると回ります。
全部を同じ粒度で管理しない。

レイヤー1：命名ルール（ファイル名で8割決まる）

命名で大事なのはオシャレさではなく、検索性です。
日付と用途と版が分かればOK。

{業務}-{用途}-{対象}-{YYYYMMDD}-v{番号}

例：
estimate-conditions-A社-20260129-v3.md
faq-customer-support-共通-20260129-v1.md
proposal-outline-製造業-20260129-v2.md

禁止ワード（現場が壊れるやつ）：

• 最終、最新版、修正版、new、new2

これ、気持ちは分かるんです。
でも後から見た人が死にます。

レイヤー1：版管理ルール（vと更新者だけでいい）

Gitみたいな厳格運用が無理でも、最低限これだけで回ります。

レイヤー2：原本の置き場所（原本は1箇所）

Slackに貼る、Notionに貼る、メールで送る。
散らすのはいい。でも原本は1つ。

レイヤー3：要約（AIに作らせて、人が確定する）

要約はAIが得意です。
ただし、要約が間違っていたら意味がない。
だから「AIで下書き→人が確定」の順が安全です。

【目的】（何のための資料か）
【結論】（何が決まっているか）
【前提】（変えると崩れる条件）
【やっていい】（OK範囲）
【やってはいけない】（NG範囲）
【要確認】（不明点）
【最終確認者】（役割/氏名）

よくある失敗：整理が「一回きりの掃除」で終わる

ナレッジ整理が失敗するのは、たいていこれです。

だから、最初に「更新責任者」と「更新頻度」を決めます。
完璧じゃなくていい。週1でもいい。
“腐らせない仕組み”が勝ちます。

まとめ：AI時代の強さは「情報が整っている会社」に宿る

AIは万能ではありません。
でも、情報が整っている会社では“万能に見える”くらい効きます。

逆に、情報が散っている会社では、AIはただの賢いノイズになります。
まずは、命名・版・原本の場所・要約。
ここを整えるだけで、現場のスピードは変わります。