経理の月次締めをAIで自動化：エクセル管理から脱却する手順

AIに集計を任せたら科目のズレが出て手直しした、というケースは珍しくありません。月次締めはルールが命なので、先に「どこまで任せるか」を決めないと逆に時間がかかります。

経理担当の方が毎月直面する「月次締め」は、集計ルールと例外を固めてからでないと、ツールを入れても定着しません。tugiloが現場で回している型を解説します。

月次締めの「入力→処理→出力」を分解する

tugiloが現場で使う分解方法です。まず業務を3つに分けます。

そのまま使える：月次締めプロンプトテンプレ

tugiloが実際に使っているプロンプトです。経費データと売上データを入力して、月次レポートを作成します。

以下のデータを基に、月次レポートを作成してください。

【経費データ】
- 科目: [科目名]
- 金額: [金額]
- 部門: [部門名]
- 摘要: [摘要]

【売上データ】
- 科目: [科目名]
- 金額: [金額]
- 部門: [部門名]
- 摘要: [摘要]

【前月データ】
- 経費合計: [金額]
- 売上合計: [金額]

【出力形式】
月次レポートを以下の形式で出力してください。

1. 月次損益計算書
   - 売上高
   - 売上原価
   - 売上総利益
   - 販売費及び一般管理費
   - 営業利益

2. 月次比較
   - 前月比（金額、率）
   - 前年同月比（金額、率）

3. 部門別集計
   - 営業部: [金額]
   - 開発部: [金額]
   - 管理部: [金額]

4. 経営陣への報告ポイント
   - 重要な変動項目
   - 要確認項目
   - 次のアクション

【注意事項】
- データの不整合がある場合は、「要確認」フラグを付与
- 前月比で±20%以上の変動がある場合は、理由を説明する
- 未処理のデータがある場合は、別途リスト化する

```
以下の経費データを、科目別・部門別に分類してください。

【経費データ】
1. 交通費: 5,000円、営業部、出張費
2. 通信費: 10,000円、開発部、インターネット料金
3. 交際費: 20,000円、営業部、取引先との会食
4. その他: 15,000円、管理部、事務用品

【出力形式】
- 科目別集計
- 部門別集計
- 前月比（前月データがある場合）
- 要確認項目（分類が不明確なもの）
```

運用の型：3段階の確認ルール

AIで作成した月次レポートは、必ず3段階で確認します。これで「ミスを見逃す」リスクを最小化します。

KPI：時間と手戻りを測る

tugiloが現場で測っている指標です。

失敗を避ける：3つのチェックポイント

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まとめ

月次締めをAIで自動化するポイントは3つです。

1. データの流れを先に決める: どこからデータを取得し、どのように処理し、どこに出力するかを明確に
2. 例外処理のルールを決める: 特殊な取引や未処理のデータの扱いを明確に
3. KPIで測る: 時間だけでなく、データの整合性も見る

「AIツールを入れる」だけでなく、運用の型を設計することが成功の鍵です。