PDFを無料で扱う時に絶対に知っておくべき注意点｜仕事で使って大丈夫？
実際にあった話ですが、AIの文章をそのまま社内資料に使ったところ、「何が言いたいのか分からない」と言われました。AIを使わない、という判断も立派な選択です。無料のPDFツールも同じで、便利さの裏に「データがどう扱われているか」を知っておく必要があります。tugiloが無料ツール提供者として意識していることと、安全に使うための判断基準をまとめます。
関連ツール：PDF圧縮ツール
なぜ無料PDFツールは便利なのか
PDF圧縮・結合・分割ツールは、仕事で頻繁に使う場面があります。
- 大きすぎるPDFをメールで送る前に圧縮したい
- 複数のPDFを1つにまとめて提出したい
- 契約書の必要ページだけを抜き出したい
- スマホで撮った資料をPDF化して共有したい
無料ツールは、ソフトのインストール不要で、ブラウザだけで完結するため、外出先や取引先のPCでも使えるのが強みです。
しかし、仕事で使う場合は、データの扱いに注意が必要です。
仕事で使うときの"落とし穴"
無料PDFツールを仕事で使う際、多くの人が見落としている点があります。
- 「無料だから気軽に使っても大丈夫」
- 「圧縮しただけだから、データは残らない」
- 「URLを共有しなければ安全」
- 「有名なサービスなら信用できる」
実際には、無料ツールの多くは、アップロードされたファイルを一時的にサーバーに保存しています。
tugiloの相談現場では、こんなケースがありました。
事例A：人事部門
「社員の給与明細をPDF結合して、無料ツールで1つにまとめた。後で調べたら、サーバーに24時間保存される仕様だった」という相談。幸い情報漏洩は無かったが、規程違反になった。
事例B：営業部門
「取引先の契約書を圧縮して送ろうとしたら、上司に『それ、どこのサーバーに保存されるか知ってる?』と止められた」という話。結果、有料版に切り替えた。
**重要なのは、「無料だから危険」ではなく、「仕組みを知らずに使うのが危険」**ということです。
データがどう扱われているか
無料PDFツールの多くは、以下のような仕組みで動いています。
- ユーザーがファイルをアップロード
- サーバー上で圧縮・結合・分割などの処理を実行
- 処理後のファイルをダウンロード用URLで提供
- 一定時間後（1時間〜24時間）にファイルを削除
つまり、一時的にせよ、ファイルは第三者のサーバーに保存されるということです。
- アップロードされたファイルは 処理後1時間で自動削除
- サーバーは 国内（日本） に設置
- 処理中のファイルは 暗号化通信（SSL） で保護
- ファイル内容の解析・利用は 一切行わない
- ログは アクセス統計のみ（ファイル名・内容は記録しない）
これでも、社外秘や個人情報は扱わないのが原則です。
社外秘・個人情報の扱い注意点
仕事でPDFツールを使う場合、「何を扱って良いか」を明確にする必要があります。
- 個人情報（氏名・住所・電話番号・メールアドレス）
- 社外秘資料（契約書・見積書・提案書）
- 金額が確定した書類（請求書・発注書）
- 顧客情報（取引先リスト・営業資料）
- 人事情報（給与・評価・採用）
「圧縮するだけだから大丈夫」と思っても、ファイルの中身が社外秘なら、アウトです。
- 公開資料（会社案内・製品カタログ）
- 社内向けマニュアル（機密性が低いもの）
- 自分用のメモや下書き
- 既に公開されている情報（プレスリリースなど）
**判断の基準は、「外部に漏れても問題ない情報か」**です。
無料ツールと有料ツールの違い
無料ツールと有料ツール（ソフト）の違いは、主に以下の3点です。
データの保存場所
無料：サーバー保存（一時的） 有料：ローカル処理（PC内で完結）
処理速度
無料：アップロード・ダウンロードに時間がかかる 有料：即座に処理完了
機能制限
無料：ファイルサイズ・ページ数に制限あり 有料：制限なし
tugiloの無料ツールも、ファイルサイズは50MBまでという制限があります。これは、サーバー負荷とセキュリティを考慮した設計です。
- 社外秘・個人情報を頻繁に扱う
- ファイルサイズが大きい（100MB以上）
- 処理速度が重要（大量処理）
- オフライン環境で使いたい
「無料ツールは危険」ではなく、用途に応じて使い分けるのが正解です。
仕事で無料PDFツールを使ってよいか判断するチェックリスト
無料PDFツールを仕事で使う前に、このチェックリストで判断してください。
以下が1つでも含まれている場合は、無料ツールNG
- □ 顧客名・取引先名が記載されている
- □ 住所・電話番号・メールアドレスが含まれている
- □ 金額が確定した見積書・請求書・契約書
- □ 社外秘のマークがある
- □ 人事情報（給与・評価・採用）
- □ 機密情報（技術資料・提案書・企画書）
OK例：会社案内、製品カタログ、公開資料、自分用メモ
無料ツールを使う場合、以下を全て確認
- □ URLが「https://」で始まっている（SSL対応）
- □ プライバシーポリシーが明記されている
- □ ファイルの自動削除時間が明記されている（24時間以内推奨）
- □ サーバーの所在地が明記されている（国内推奨）
- □ 「ファイルを広告に利用する」と書かれていない
1つでも✗の場合は使用を避ける
以下を確認してから使用する
- □ 会社の情報セキュリティポリシーで禁止されていないか
- □ 上司や情報システム部門に確認が必要か
- □ 取引先との契約で外部ツール使用が制限されていないか
1. ファイルに個人情報・社外秘が含まれている → **有料ツールorローカル処理**
2. ファイルは公開資料だが、ツールの安全性が不明 → **使用しない**
3. ファイルは公開資料で、ツールの安全性も確認済み → **無料ツール使用OK**tugiloの無料ツールは、ステップ2の基準を全てクリアしています。それでも、ステップ1で該当する場合は使用を避けてください。
tugiloの無料ツールで意識していること
tugiloが無料PDFツールを提供する際、以下を徹底しています。
- 処理はサーバー側、保存は最小限（1時間で自動削除）
- ファイル内容は一切見ない（解析・利用しない）
- ログは統計のみ（ファイル名・内容は記録しない）
- SSL通信で保護（通信中の盗聴を防ぐ）
- 利用規約で禁止事項を明記（個人情報・社外秘の扱い禁止）
それでも、万が一のリスクはゼロではないため、「社外秘は扱わない」を前提にしています。
無料ツールは「便利」と「安全」のバランスが重要です。tugiloでは、「仕事で使える範囲」を明確にし、それ以上のリスクは有料版や買い切りソフトを推奨します。
社外秘を扱う業務の効率化は、セキュリティを考慮した設計が必要です。お気軽にご相談ください。
まとめ：無料ツールは「用途を選ぶ」が正解
無料PDFツールは、正しく使えば非常に便利です。ただし、仕事で使う場合は、データの扱いを理解した上で使いましょう。
1時間
tugiloツールのファイル保存期間
50MB
ファイルサイズの上限
社外秘NG
絶対に守るべきルール
AIは間違えます。でもそれ以上に、人は考えたつもりで考えていないことが多い。無料ツールも「大丈夫だろう」で使うと痛い目を見ます。「仕組みを知って使い分ける」が正解です。
tugilo視点まとめ
- 無料ツールは便利だが、サーバー保存のリスクを理解する
- 社外秘・個人情報は、たとえ1時間でも扱わない
- tugiloでは、「仕事で使える範囲」を明確にしています
- 迷った場合は、ここで一度立ち止まります
