事務職の請求書処理をAIで3時間→30分に短縮する実践テンプレ
相談現場でよく聞くのは、OCRだけ入れて「形式が合わず手作業に戻った」という声です。最初からうまくいくことは、ほぼありません。
事務職の方が毎日直面する「請求書処理」は、入力の型と例外を決めてからでないと、AIを入れても手直しが増えるだけです。tugiloが現場で回している型をまとめます。
- AIツールを入れたが、結局手直しが多くて時間がかかる
- OCRで読み取ったが、金額や日付が間違っていて確認に時間がかかる
- システムに登録する際の形式が合わず、手作業に戻る
原因は「例外処理」と「確認ルール」を先に決めていないことです。
請求書処理の「入力→処理→出力」を分解する
tugiloが現場で使う分解方法です。まず業務を3つに分けます。
Step 1：入力の整理
- 請求書の画像/PDFをAIで読み取り
- 金額、日付、取引先、摘要を抽出
- 例外: 手書きが読みにくい、複数ページ、特殊フォーマット
Step 2：処理（検証・分類）
- 金額の妥当性チェック（前月比、予算内か）
- 科目の自動振り分け（経費種別）
- 例外: 新規取引先、高額案件、承認が必要なもの
Step 3：出力（登録・承認）
- 会計システムへの登録データ作成
- 承認フローへの送信
- 例外: システムエラー、承認者不在
そのまま使える：請求書処理プロンプトテンプレ
tugiloが実際に使っているプロンプトです。請求書の画像やPDFを読み込んで、以下の形式で出力させます。
以下の請求書から、以下の項目を抽出してください。
【抽出項目】
- 請求日（YYYY-MM-DD形式）
- 請求金額（数値のみ、カンマなし）
- 取引先名（正式名称）
- 摘要（内容の要約、50文字以内）
- 科目候補（経費/旅費/通信費/交際費/その他）
【出力形式】
JSON形式で出力してください。
{
"date": "2026-01-15",
"amount": 50000,
"vendor": "株式会社○○",
"description": "システム開発費",
"category": "経費"
}
【注意事項】
- 金額が100万円以上の場合、「要承認」フラグを付与
- 手書きで読みにくい場合は「要確認」フラグを付与
- 日付が不明確な場合は「要確認」フラグを付与
```
以下の請求書リストから、各請求書の情報を抽出し、CSV形式で出力してください。
【出力項目】
1. 請求日
2. 請求金額
3. 取引先名
4. 摘要
5. 科目
6. 承認要否（100万円以上は「要承認」）
【注意事項】
- 金額の合計も最後に表示
- 要承認の件数も表示
- 読み取り不能なものは「要確認」として別途リスト化
```運用の型：3段階の確認ルール
AIで読み取った後、必ず3段階で確認します。これで「ミスを見逃す」リスクを最小化します。
第1段階：自動チェック
- 金額が0円でないか
- 日付が未来日付でないか
- 取引先名が空欄でないか
所要時間: 自動（0分）
第2段階：AI判定
- 前月比で±50%以上の変動がないか
- 予算内かどうか
- 科目の妥当性
所要時間: 1分/件
第3段階：人間の最終確認
- 高額案件（100万円以上）
- 新規取引先
- 「要確認」フラグが付いたもの
所要時間: 3分/件（全体の10%程度）
KPI：時間と手戻りを測る
tugiloが現場で測っている指標です。
処理時間: 3時間 → 30分（83%削減）
手戻り率: 15% → 3%（80%削減）
初回処理完了率: 60% → 95%（35ポイント向上）
月次締めの遅延: 2日 → 0日（100%改善）
失敗を避ける：3つのチェックポイント
症状: AIで読み取ったが、手書きが多くて結局手作業に戻る
対策: 最初に「手書きが多い請求書は別ルート」と決める。OCRの精度を上げるより、フォーマットを統一してもらう方が早い。
症状: 金額が間違っていても気づかず、後で修正作業が発生
対策: 「100万円以上は必ず人間が確認」「前月比±50%は要確認」など、数値で判断基準を決める。
症状: AIで抽出したが、会計システムへの登録が手作業
対策: 最初から「CSV出力形式」を会計システムのインポート形式に合わせる。出力形式を先に決める。
関連記事
月数件しか請求がない会社では AI化より"手順固定"の方が早いことも多いです。 tugiloでは、件数と締め頻度を見て導入を判断します。
まとめ
請求書処理をAIで効率化するポイントは3つです。
- 例外処理を先に決める: 手書き、高額、新規取引先の扱いを明確に
- 確認ルールを3段階にする: 自動チェック → AI判定 → 人間確認
- KPIで測る: 時間だけでなく、手戻り率も見る
「AIツールを入れる」だけでなく、運用の型を設計することが成功の鍵です。
tugilo視点まとめ
- これは「向いている会社」と「向いていない会社」があります
- tugiloでは、導入前に「件数と締め頻度」を必ず確認します
- 迷った場合は、ここで一度立ち止まります
