事務のスケジュール管理をAIで自動化：会議調整からリマインダーまで
型を決めずにツールだけ入れて、結局手動で確認している、という声を聞きます。スケジュールは「誰が何を見るか」が曖昧だと、AIを入れても二重管理になるだけです。
事務職の方が毎日対応する「スケジュール管理」は、共有ルールと確認の型を決めてからでないと、自動化に近づきません。tugiloが現場で使っている型をまとめます。
この仕組みは ・現場裁量が強い部署 ・急な変更が多い業務 では失敗しやすいです。
- 会議の調整に時間がかかり、他の業務に支障が出る
- リマインダーを設定したが、忘れてしまう
- スケジュールの重複を確認するのに時間がかかる
原因は「スケジュール管理のルール」と「自動化の方法」を先に決めていないことです。
スケジュール管理の「入力→処理→出力」を分解する
tugiloが現場で使う分解方法です。まず業務を3つに分けます。
Step 1：入力の整理
- 会議の情報（日時、場所、参加者、議題）
- タスクの情報（期限、優先度、担当者）
- イベントの情報（日時、場所、参加者、内容）
例外: 緊急案件、機密情報を含む会議、特殊な要件
Step 2：処理（スケジュールの調整・管理）
- 会議の調整（参加者の都合確認、日程の調整）
- スケジュールの重複チェック（会議、タスク、イベント）
- リマインダーの設定（会議、タスク、イベント）
例外: 調整が困難、重複が発生、リマインダーが設定できない
Step 3：出力（スケジュールの確定・通知）
- スケジュールの確定（カレンダーへの登録）
- 参加者への通知（メール、チャット）
- リマインダーの送信（メール、通知）
例外: 通知エラー、スケジュールの変更、キャンセル
そのまま使える：スケジュール管理プロンプトテンプレ
tugiloが実際に使っているプロンプトです。会議の情報を入力して、スケジュールを調整します。
以下の情報を基に、スケジュールを調整してください。
【会議の情報】
- 議題: [議題]
- 希望日時: [第1希望、第2希望、第3希望]
- 参加者: [参加者1、参加者2、参加者3]
- 場所: [会議室/オンライン/その他]
【参加者のスケジュール】
- 参加者1: [空いている時間帯]
- 参加者2: [空いている時間帯]
- 参加者3: [空いている時間帯]
【出力形式】
スケジュールの調整案を以下の形式で出力してください。
1. 候補日程の提案
- 第1候補: [日時、場所]
- 第2候補: [日時、場所]
- 第3候補: [日時、場所]
2. 各候補の詳細
- 参加者の都合: [都合の確認]
- 会議室の空き状況: [空き状況]
- その他の注意事項: [注意事項]
3. 参加者への連絡文
- 会議の案内文: [案内文、3-5行]
- 候補日程の提示: [候補日程の提示]
- 返信期限の明記: [返信期限]
4. リマインダーの設定
- 会議前日: [リマインダーの内容]
- 会議1時間前: [リマインダーの内容]
【注意事項】
- 参加者の都合を優先するが、会議室の空き状況も考慮する
- 緊急案件の場合は、優先的に日程を調整する
- 日程調整が困難な場合は、代替案を提示する
```
以下の会議リストから、各会議のスケジュールを調整してください。
【会議リスト】
1. 会議1: [議題、希望日時、参加者、場所]
2. 会議2: [議題、希望日時、参加者、場所]
3. 会議3: [議題、希望日時、参加者、場所]
【出力形式】
- 各会議の候補日程の提案（第1候補、第2候補、第3候補）
- 各会議の参加者への連絡文（案内文、候補日程、返信期限）
- 各会議のリマインダー設定（会議前日、会議1時間前）
- 全体のサマリー（スケジュールの傾向、改善点、次のステップ）
```運用の型：3段階の確認ルール
AIで調整したスケジュールは、必ず3段階で確認します。これで「ミスを見逃す」リスクを最小化します。
第1段階：自動チェック
- 会議の情報が空欄でないか
- 参加者が空欄でないか
- 日時が過去日付でないか
所要時間: 自動（0分）
第2段階：AI判定
- スケジュールの重複チェック（会議、タスク、イベント）
- 参加者の都合の確認（空いている時間帯との整合性）
- 会議室の空き状況の確認（空き状況との整合性）
所要時間: 2分/件
第3段階：人間の最終確認
- 緊急案件や機密情報を含む会議
- 調整が困難な会議
- 特殊な要件への対応
所要時間: 5分/件（全体の15%程度）
実践的なスケジュール管理の方法
tugiloが実際に使っているスケジュール管理の方法です。
1. 会議の調整（毎日）
- 会議の情報を入力
- AIで候補日程を提案
- 人間が最終確認と調整を行う
2. スケジュールの重複チェック（毎日）
- 会議、タスク、イベントの重複をチェック
- 重複がある場合は調整
- スケジュールを確定
3. リマインダーの設定（毎日）
- 会議、タスク、イベントにリマインダーを設定
- 自動でリマインダーを送信
- リマインダーの効果を測定
4. 効果測定（週次）
- スケジュール管理の時間を測定
- 会議の調整時間を測定
- 改善点を特定
スケジュール管理のベストプラクティス
tugiloが実際に使っているスケジュール管理のベストプラクティスです。
会議の調整
候補日程: 3-5個の候補を提示
参加者の都合: 全員の都合を確認
会議室の空き: 会議室の空き状況を確認
リマインダー: 会議前日、会議1時間前にリマインダーを送信
タスクの管理
優先度: 高/中/低で優先度を設定
期限: 期限を明確に設定
リマインダー: 期限前日にリマインダーを送信
進捗管理: 進捗状況を定期的に確認
KPI：時間と効率を測る
tugiloが現場で測っている指標です。
会議調整時間: 30分 → 10分（67%削減）
スケジュール管理時間: 1時間 → 20分（67%削減）
スケジュールの重複: 月間10件 → 月間2件（80%削減）
リマインダーの効果: 忘れ率30% → 忘れ率5%（83%削減）
失敗を避ける：3つのチェックポイント
症状: AIでスケジュールを調整したが、ルールが統一されていなくて混乱が発生
対策: 最初に「スケジュール管理のルール」を決める。会議の調整方法、リマインダーの設定方法を明確にする。
症状: 会議の調整をしたが、他の会議と重複していて後で調整が必要
対策: 「スケジュールの重複チェックを必ず行う」とルール化する。会議、タスク、イベントの重複を自動でチェックする。
症状: 会議やタスクを設定したが、リマインダーを設定し忘れてしまう
対策: 「リマインダーを自動で設定する」とルール化する。会議前日、会議1時間前、タスク期限前日にリマインダーを送信する。
実践的なスケジュール管理フロー
tugiloが実際に使っているスケジュール管理フローです。
1. 会議の調整（毎日）
- 会議の情報を入力
- AIで候補日程を提案
- 人間が最終確認と調整を行う
- 参加者に通知を送信
2. スケジュールの重複チェック（毎日）
- 会議、タスク、イベントの重複をチェック
- 重複がある場合は調整
- スケジュールを確定
3. リマインダーの設定（毎日）
- 会議、タスク、イベントにリマインダーを設定
- 自動でリマインダーを送信
- リマインダーの効果を測定
4. 効果測定（週次）
- スケジュール管理の時間を測定
- 会議の調整時間を測定
- 改善点を特定して次週に反映
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まとめ
スケジュール管理をAIで自動化するポイントは3つです。
- スケジュール管理のルールを先に決める: 会議の調整方法、リマインダーの設定方法を明確に
- スケジュールの重複チェックを必ず行う: 会議、タスク、イベントの重複を自動でチェック
- KPIで測る: 時間だけでなく、スケジュールの重複も見る
「AIツールを入れる」だけでなく、運用の型を設計することが成功の鍵です。
tugilo視点まとめ
- これは「向いている会社」と「向いていない会社」があります
- tugiloでは、導入前に「現場裁量と変更頻度」を必ず確認します
- 迷った場合は、ここで一度立ち止まります
