総務の社内文書管理をAIで整理：検索時間を90%削減する方法
タグをAIに任せたら分類がバラバラで探せなくなった、という話を相談で聞きました。文書管理は「誰が何で探すか」が先で、AIはそのルールに乗せてからでないと逆に散らかります。
総務担当の方が毎日対応する「社内文書管理」は、分類ルールを人が決めてから初めて、検索時間の短縮に効いてきます。tugiloが現場で使っている型をまとめます。
- 文書を保存したが、どこに保存したか忘れてしまう
- ファイル名が統一されていなくて、検索しても見つからない
- 古い文書が残っていて、最新版がどれかわからない
原因は「文書の分類ルール」と「検索方法」を先に決めていないことです。
社内文書管理の「入力→処理→出力」を分解する
tugiloが現場で使う分解方法です。まず業務を3つに分けます。
Step 1：入力の整理
- 文書の種類（規程、マニュアル、議事録、その他）
- 文書の内容（タイトル、本文、作成日、更新日）
- 文書の関連情報（部門、プロジェクト、カテゴリ）
例外: 機密文書、個人情報を含む文書、特殊な形式の文書
Step 2：処理（文書の分類・タグ付け）
- 文書の自動分類（種類、部門、プロジェクト）
- タグの自動付与（キーワード、カテゴリ）
- メタデータの抽出（作成日、更新日、作成者）
例外: 分類が不明確、タグが適切でない、メタデータが不完全
Step 3：出力（文書の検索・閲覧）
- キーワード検索（タイトル、本文、タグ）
- カテゴリ検索（種類、部門、プロジェクト）
- 文書の閲覧・ダウンロード
例外: 検索結果が多すぎる、関連文書が見つからない、アクセス権限の問題
そのまま使える：文書管理プロンプトテンプレ
tugiloが実際に使っているプロンプトです。文書の内容を入力して、分類とタグ付けを行います。
以下の文書を分類し、タグを付与してください。
【文書情報】
- タイトル: [タイトル]
- 本文: [本文の要約、500文字以内]
- 作成日: [作成日]
- 作成者: [作成者]
【分類の要件】
- 文書の種類: [規程/マニュアル/議事録/その他]
- 部門: [営業部/開発部/管理部/その他]
- プロジェクト: [プロジェクト名、該当する場合]
【出力形式】
文書の分類とタグを以下の形式で出力してください。
1. 文書の分類
- 種類: [規程/マニュアル/議事録/その他]
- 部門: [営業部/開発部/管理部/その他]
- プロジェクト: [プロジェクト名、該当する場合]
2. タグ
- キーワード: [関連するキーワード、3-5個]
- カテゴリ: [カテゴリ名、1-2個]
3. メタデータ
- 作成日: [作成日]
- 更新日: [更新日]
- 作成者: [作成者]
- 関連文書: [関連する文書のタイトル、該当する場合]
【注意事項】
- 機密文書の場合は、「機密」タグを付与
- 個人情報を含む文書の場合は、「個人情報」タグを付与
- 古い文書の場合は、「アーカイブ」タグを付与
```
以下の議事録を分類し、タグを付与してください。
【議事録情報】
- タイトル: 2026年1月定例会議議事録
- 本文: 営業部の売上報告、開発部の進捗報告、来月の施策について議論
- 作成日: 2026-01-15
- 作成者: 総務部
【出力形式】
- 文書の分類（種類、部門、プロジェクト）
- タグ（キーワード、カテゴリ）
- メタデータ（作成日、更新日、作成者、関連文書）
- 検索用キーワード（売上、進捗、施策など）
```運用の型：3段階の確認ルール
AIで分類・タグ付けした文書は、必ず3段階で確認します。これで「ミスを見逃す」リスクを最小化します。
第1段階：自動チェック
- 文書の種類が適切か
- タグが適切な数か
- メタデータが完全か
所要時間: 自動（0分）
第2段階：AI判定
- 分類の妥当性（適切な種類、部門に分類されているか）
- タグの妥当性（関連性の高いキーワードが付与されているか）
- メタデータの完全性（必要な情報が含まれているか）
所要時間: 1分/件
第3段階：人間の最終確認
- 機密文書や個人情報を含む文書
- 分類が不明確な文書
- 特殊な形式の文書
所要時間: 3分/件（全体の10%程度）
実践的な文書分類ルール
tugiloが実際に使っている分類ルールです。これに従うことで、検索が容易になります。
文書の種類
規程: 社内規程、就業規則、各種規定
マニュアル: 業務マニュアル、操作マニュアル、手順書
議事録: 会議議事録、打ち合わせメモ、決定事項
その他: 通知、お知らせ、その他の文書
部門別分類
営業部: 営業関連の文書、顧客情報、売上データ
開発部: 開発関連の文書、仕様書、テスト結果
管理部: 管理関連の文書、人事、経理、総務
その他: 全社共通の文書、プロジェクト関連
検索効率を上げる：タグ付けのベストプラクティス
tugiloが実際に使っているタグ付けのベストプラクティスです。
1. キーワードタグ（3-5個）
- 文書の内容を表すキーワード
- 検索で使われそうな言葉
- 例: 「売上」「進捗」「施策」「会議」
2. カテゴリタグ（1-2個）
- 文書の大分類
- 例: 「営業」「開発」「管理」
3. プロジェクトタグ（該当する場合）
- 特定のプロジェクトに関連する文書
- 例: 「新商品開発」「システム刷新」
4. ステータスタグ（該当する場合）
- 文書の状態を表すタグ
- 例: 「機密」「個人情報」「アーカイブ」「最新版」
KPI：時間と検索効率を測る
tugiloが現場で測っている指標です。
検索時間: 10分 → 1分（90%削減）
文書の見つかる率: 60% → 95%（35ポイント向上）
文書の分類精度: 70% → 90%（20ポイント向上）
文書管理の効率: 月間20時間 → 月間5時間（75%削減）
失敗を避ける：3つのチェックポイント
症状: AIで分類したが、分類ルールが統一されていなくて検索しにくい
対策: 最初に「分類ルール」を決める。文書の種類、部門、プロジェクトの定義を明確にする。
症状: 文書を保存したが、タグが適切でなくて検索しても見つからない
対策: 「タグ付けは必須」とルール化する。キーワード、カテゴリ、プロジェクトのタグを必ず付与する。
症状: 文書の作成日や更新日が不明確で、最新版がどれかわからない
対策: 「メタデータは自動取得」とルール化する。作成日、更新日、作成者を必ず記録する。
実践的な運用フロー
tugiloが実際に使っている運用フローです。
1. 文書の保存（毎日）
- 文書を保存する際に、AIで自動分類とタグ付け
- 人間が最終確認と修正を行う
2. 文書の検索（毎日）
- キーワード検索で必要な文書を探す
- カテゴリ検索で関連文書を探す
3. 文書の整理（週次）
- 古い文書をアーカイブ
- 重複文書を削除
- 分類ルールの見直し
4. 効果測定（月次）
- 検索時間の測定
- 文書の見つかる率の測定
- 改善点の特定
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まとめ
社内文書管理をAIで効率化するポイントは3つです。
- 分類ルールを先に決める: 文書の種類、部門、プロジェクトの定義を明確に
- タグ付けを必須にする: キーワード、カテゴリ、プロジェクトのタグを必ず付与
- KPIで測る: 時間だけでなく、文書の見つかる率も見る
「AIツールを入れる」だけでなく、運用の型を設計することが成功の鍵です。
