AIを活用した文書作成のコツ（tugilo流：下書き→検証→確定の3工程）
AIで文書作成を効率化するコツは、“上手い文章”を一発で出させることではなく、手戻りが少ない工程に分けることです。tugiloでは、次の3工程に分けて運用します。
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tugilo式：3工程
- 骨子（構成）：章立て・論点・抜け漏れを出す
- 下書き（文章化）：穴埋め情報を入れて文章にする
- 検証（チェック）：事実/条件/数字/表現を人が確定する
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まず決める：入力→処理→出力
文書作成も業務です。AIに任せるのは主に 入力の整理 と 出力の下書き で、最終判断は人が持ちます。
AIに任せる（任せやすい）
- ヒアリングメモの整理（要点/前提/懸念点の抽出）
- 章立ての提案（抜け漏れチェック）
- 文面の下書き（敬語/簡潔化/読みやすさ）
AIに任せない（先にルール化）
- 金額・納期・契約条件の確定（責任が伴う）
- 法務/クレーム/個人情報が絡む内容
- 事実関係が未確認の断定
穴埋め式テンプレ（これだけで安定する）
メール（問い合わせ返信 / 見積送付 / 日程調整）
メール下書き（穴埋め式）
あなたは中小企業の業務担当者です。次の条件でメールを作成してください。
【目的】{例：問い合わせ返信 / 見積送付 / 日程調整}
【相手】{例：新規 / 既存 / 役職}
【状況】{相手の要望、背景}
【要点】{箇条書き3〜5点}
【NG】{例：金額は書かない / 固有名詞はA社に置換}
【トーン】{丁寧 / 簡潔 / 少し硬め}
【出力】件名→本文（段落分け）→相手への次アクション見積の前提整理（見積書“の前”が一番効く）
見積書は、書式より 前提の整理 が重要です。AIに「積算」を任せるより、まず 抜け漏れ を潰します。
見積前提の整理（抜け漏れチェック）
次の案件について、見積に必要な前提と確認事項を整理してください。
不足情報は「要確認」として質問リスト化してください。
【案件概要】{ここに貼る}
【想定スコープ】{できること/できないこと}
【制約】{納期、予算感、利用環境}
【出力】前提一覧 / 要確認質問 / リスクと対策案 / 粗いWBS（工程と期間の目安）提案書の構成（骨子→下書き）
提案書の骨子（章立て）
次の条件で提案書の章立て（見出し構成）を作ってください。
読み手が経営者/現場のどちらでも理解できるように、専門用語は最小限に。
【顧客の状況】{現状/課題}
【目的】{達成したい状態}
【制約】{予算/納期/体制}
【出力】章立て＋各章に入れる要点（箇条書き）チェックリスト（tugiloの“検証工程”）
AIの下書きをそのまま送ると事故ります。最低限このチェックを通します。
送付前チェック（最低ライン）
- 事実・数字・日付は確定しているか（未確定は「要確認」表現に）
- 条件（納期/金額/範囲/責任分界）はズレていないか
- 相手に依頼する“次アクション”が明確か（期限/方法まで）
- 機密/個人情報が含まれていないか（置換できているか）
まとめ：文書は“型”で作ると速くなる
文書作成は、テンプレと検証工程があるほど速く、品質が安定します。まずはメールから穴埋めテンプレを育て、次に見積前提整理→提案骨子へ広げるのがtugiloのおすすめです。
自社の文書（見積/提案/メール）を、手戻りが減る“型”に落とし込むところから支援できます。
