経理の経費精算をAIで効率化：レシート読み取りから承認まで
経理担当の方が毎月対応する「経費精算」。レシートの整理から承認まで、AIを活用して効率化する方法を、tugiloが現場で実践している型で解説します。
- レシートを読み取ったが、金額や日付が間違っていて確認に時間がかかる
- 科目の振り分けが適切でなくて、後で修正作業が発生
- 承認フローが複雑で、処理に時間がかかる
原因は「科目の振り分けルール」と「承認基準」を先に決めていないことです。
経費精算の「入力→処理→出力」を分解する
tugiloが現場で使う分解方法です。まず業務を3つに分けます。
Step 1：入力の整理
- レシートの画像/PDFをOCRで読み取り
- 金額、日付、店舗名、摘要を抽出
- 例外: 手書きが読みにくい、複数レシート、特殊フォーマット
Step 2：処理（検証・分類・承認）
- 金額の妥当性チェック（予算内か、前月比）
- 科目の自動振り分け（経費/旅費/通信費/交際費）
- 承認フローの判断（承認者、承認基準）
例外: 高額案件、新規科目、承認が必要なもの
Step 3：出力（精算の完了）
- 経費精算システムへの登録
- 承認フローへの送信
- 支払い処理の実行
例外: システムエラー、承認者不在、支払いエラー
そのまま使える：経費精算プロンプトテンプレ
tugiloが実際に使っているプロンプトです。レシートの画像やPDFを読み込んで、経費精算データを作成します。
以下のレシートから、経費精算データを作成してください。
【レシート情報】
- 金額: [金額]
- 日付: [日付]
- 店舗名: [店舗名]
- 摘要: [摘要、50文字以内]
【従業員情報】
- 氏名: [氏名]
- 部署: [部署名]
- プロジェクト: [プロジェクト名、該当する場合]
【出力形式】
経費精算データを以下の形式で出力してください。
1. レシート情報の抽出
- 金額: [金額]
- 日付: [日付]
- 店舗名: [店舗名]
- 摘要: [摘要]
2. 科目の自動振り分け
- 科目: [経費/旅費/通信費/交際費/その他]
- 振り分け理由: [理由]
3. 承認フローの判断
- 承認者: [承認者名]
- 承認基準: [基準]
- 承認要否: [要/不要]
【注意事項】
- 金額が10万円以上の場合、「要承認」フラグを付与
- 科目が不明確な場合は、「要確認」フラグを付与
- 日付が不明確な場合は、「要確認」フラグを付与
```
以下のレシートリストから、各レシートの経費精算データを作成してください。
【レシートリスト】
1. レシート1: [金額、日付、店舗名、摘要]
2. レシート2: [金額、日付、店舗名、摘要]
3. レシート3: [金額、日付、店舗名、摘要]
【出力形式】
- 各レシートの情報抽出（金額、日付、店舗名、摘要）
- 各レシートの科目振り分け（科目、振り分け理由）
- 各レシートの承認フロー判断（承認者、承認基準、承認要否）
- 全体のサマリー（合計金額、科目別集計、承認要否の件数）
```運用の型：3段階の確認ルール
OCRとAIで処理した経費精算データは、必ず3段階で確認します。これで「ミスを見逃す」リスクを最小化します。
第1段階：自動チェック
- 金額が0円でないか
- 日付が過去日付でないか
- 店舗名が空欄でないか
所要時間: 自動（0分）
第2段階：AI判定
- 金額の妥当性（予算内か、前月比）
- 科目の振り分けの妥当性（適切な科目に振り分けられているか）
- 承認フローの妥当性（承認者、承認基準が適切か）
所要時間: 2分/件
第3段階：人間の最終確認
- 高額案件（10万円以上）
- 新規科目や特殊な要件
- 「要確認」フラグが付いたもの
所要時間: 5分/件（全体の15%程度）
実践的な科目振り分けルール
tugiloが実際に使っている科目振り分けルールです。これに従うことで、正確な分類が可能になります。
経費の分類
経費: 事務用品、消耗品、その他の経費
旅費: 交通費、宿泊費、出張費
通信費: 電話料金、インターネット料金、郵便料金
交際費: 取引先との会食、贈答品
その他: 上記に該当しない経費
科目の判定基準
店舗名で判定: コンビニ → 経費、ホテル → 旅費、レストラン → 交際費
金額で判定: 一定金額以上 → 交際費、一定金額未満 → 経費
摘要で判定: 摘要に含まれるキーワードで判定
承認フローの設計：ベストプラクティス
tugiloが実際に使っている承認フローの設計方法です。
1. 承認基準の設定
- 金額基準（10万円以上は要承認）
- 科目基準（交際費は要承認）
- 部署基準（管理部は要承認）
2. 承認者の設定
- 部署マネージャー（10万円未満）
- 経理部長（10万円以上50万円未満）
- 経営陣（50万円以上）
3. 承認フローの実行
- 経費精算システムに承認フローを設定
- 承認者に通知を送信
- 承認状況を管理
4. 承認後の処理
- 承認後の支払い処理を実行
- 承認データを記録
- 承認履歴を管理
KPI：時間と精度を測る
tugiloが現場で測っている指標です。
経費精算処理時間: 2時間 → 30分（75%削減）
科目振り分け精度: 75% → 95%（20ポイント向上）
承認処理時間: 3日 → 1日（67%削減）
手戻り率: 20% → 5%（75%削減）
失敗を避ける：3つのチェックポイント
症状: AIで振り分けたが、科目が適切でなくて後で修正作業が発生
対策: 最初に「科目振り分けルール」を決める。店舗名、金額、摘要で判定する基準を明確にする。
症状: 承認が必要な案件と不要な案件の判断が曖昧で、処理に時間がかかる
対策: 「承認基準を数値で定義する」とルール化する。金額、科目、部署で判定する基準を明確にする。
症状: OCRで読み取ったが、金額や日付が間違っていて確認に時間がかかる
対策: 「レシートの読み取り精度を上げる」ことが重要。読み取り対象の領域を指定し、文字認識の言語を設定する。
実践的なレシート管理方法
tugiloが実際に使っているレシート管理方法です。
1. レシートの収集（毎日）
- レシートをすぐに撮影・保存
- OCRで読み取りとデータ抽出
- 人間が最終確認と修正を行う
2. 経費精算データの作成（週次）
- 週末に1週間分のレシートをまとめて処理
- 科目の振り分けと承認フローの判断
- 経費精算システムに登録
3. 承認フローの実行（月次）
- 月初に前月分の経費精算を承認
- 承認者に通知を送信
- 承認状況を管理
4. 支払い処理の実行（月次）
- 承認後の支払い処理を実行
- 支払いデータを記録
- 支払い履歴を管理
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まとめ
経費精算をAIで効率化するポイントは3つです。
- 科目振り分けルールを先に決める: 店舗名、金額、摘要で判定する基準を明確に
- 承認基準を数値で定義する: 金額、科目、部署で判定する基準を明確に
- KPIで測る: 時間だけでなく、科目振り分け精度も見る
「AIツールを入れる」だけでなく、運用の型を設計することが成功の鍵です。
