事務職の請求書処理をAIで3時間→30分に短縮する実践テンプレ

相談現場でよく聞くのは、OCRだけ入れて「形式が合わず手作業に戻った」という声です。最初からうまくいくことは、ほぼありません。AIを使わない、という判断も立派な選択です。

事務職の方が毎日直面する「請求書処理」は、入力の型と例外を決めてからでないと、AIを入れても手直しが増えるだけです。tugiloが現場で回している型をまとめます。

請求書処理の「入力→処理→出力」を分解する

tugiloが現場で使う分解方法です。まず業務を3つに分けます。

そのまま使える：請求書処理プロンプトテンプレ

tugiloが実際に使っているプロンプトです。請求書の画像やPDFを読み込んで、以下の形式で出力させます。

以下の請求書から、以下の項目を抽出してください。

【抽出項目】
- 請求日（YYYY-MM-DD形式）
- 請求金額（数値のみ、カンマなし）
- 取引先名（正式名称）
- 摘要（内容の要約、50文字以内）
- 科目候補（経費/旅費/通信費/交際費/その他）

【出力形式】
JSON形式で出力してください。
{
  "date": "2026-01-15",
  "amount": 50000,
  "vendor": "株式会社○○",
  "description": "システム開発費",
  "category": "経費"
}

【注意事項】
- 金額が100万円以上の場合、「要承認」フラグを付与
- 手書きで読みにくい場合は「要確認」フラグを付与
- 日付が不明確な場合は「要確認」フラグを付与

```
以下の請求書リストから、各請求書の情報を抽出し、CSV形式で出力してください。

【出力項目】
1. 請求日
2. 請求金額
3. 取引先名
4. 摘要
5. 科目
6. 承認要否（100万円以上は「要承認」）

【注意事項】
- 金額の合計も最後に表示
- 要承認の件数も表示
- 読み取り不能なものは「要確認」として別途リスト化
```

運用の型：3段階の確認ルール

AIで読み取った後、必ず3段階で確認します。これで「ミスを見逃す」リスクを最小化します。

KPI：時間と手戻りを測る

tugiloが現場で測っている指標です。

失敗を避ける：3つのチェックポイント

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月数件しか請求がない会社では AI化より"手順固定"の方が早いことも多いです。 tugiloでは、件数と締め頻度を見て導入を判断します。

まとめ

請求書処理をAIで効率化するポイントは3つです。

1. 例外処理を先に決める: 手書き、高額、新規取引先の扱いを明確に
2. 確認ルールを3段階にする: 自動チェック → AI判定 → 人間確認
3. KPIで測る: 時間だけでなく、手戻り率も見る

「AIツールを入れる」だけでなく、運用の型を設計することが成功の鍵です。

tugilo視点まとめ

• これは「向いている会社」と「向いていない会社」があります
• tugiloでは、導入前に「件数と締め頻度」を必ず確認します
• 迷った場合は、ここで一度立ち止まります