事務の会議議事録作成をAIで効率化：音声認識から要点抽出まで
- 毎回の会議で議事録作成に時間を取られる事務職・アシスタント
- 議事録の要点が不明確で、参加者に伝わらないと感じている担当者
- AIに任せたいが、どこまで任せていいかが分からない現場責任者
議事録で本当に時間を食うのは、要点の整理と決定事項・次アクションの確定です。結論から言うと、AIは要点の整理まで任せ、決定事項の「確定」は人がやると、議事録の質が上がり、手戻りが減ります。 以下では、AIが苦手な部分と人の役割を明示し、tugiloが現場で使っている型をまとめます。
はじめに
議事録をAIで効率化、と言うと、
会議メモを貼って「要約して」で終わることが多いです。
それだと、だいたい手戻りします。
- 決定事項の重みが伝わらない（「検討する」と「決めた」が混ざる）
- 会議の空気感が抜け落ちる（誰が何に反対したか、どこで折り合ったか）
- 次のアクションの担当と期限が曖昧になる
実際にtugiloに相談が来るケースでも、
「AIで要約は出るが、決定事項が合っているか不安で結局自分で確認している」という声が多いです。
AIは**「空気感」と「決定事項の重み」**を理解できません。
だから、要点の整理はAI、決定事項の確定は人、と役割を分ける必要があります。
AIが苦手な部分：人がやる理由
議事録でAIが苦手なのは、次の2点です。
- 空気感（誰が何に賛成・反対したか、どこで折り合ったか、ニュアンス）
- 決定事項の重み（「検討する」と「決めた」の違い、責任の所在）
AIはテキストから要点を抽出することは得意ですが、
**「これは決定事項として正式に残すか」「担当と期限をどう書くか」**は人が決める必要があります。
| 役割 | 人 | AI | |------|-----|-----| | 要点の整理 | 最終確認（事実の誤りがないか） | メモ・文字起こしから要点・決定事項・次アクションの下書きを出す | | 決定事項の確定 | 人が担当（何を「決めた」と残すか、担当・期限） | 任せない | | 議事録の共有 | 人が担当 | - |
「AIに議事録を任せる」のではなく、AIは要点整理、人は決定事項の確定と割り切ると、AI万能論から距離を取れ、品質が安定します。
議事録の「入力→処理→出力」を分解する
Step 1：入力の整理
- 会議の音声（録音データ、音声認識）
- 会議のメモ（手書きメモ、デジタルメモ）
- 会議資料（資料、スライド、その他）
例外: 機密情報を含む会議、特殊な形式の会議、音声が不明瞭
Step 2：処理（AI＝要点の下書き、人＝決定事項の確定）
- AI：要点の抽出（決定事項、課題、次のアクションの下書き）
- 人：決定事項の確定（何を「決めた」と残すか、担当・期限の最終確認）
例外: 音声が不明瞭、要点が不明確な場合は人が補う
Step 3：出力（議事録の完成・共有）
- 議事録の確定（人が決定事項・担当・期限を確定したうえで）
- 参加者への共有
- 議事録管理システムへの登録
例外: 共有エラー、議事録の不備
そのまま使える：議事録プロンプトの型
会議のメモ・文字起こしを渡し、要点・決定事項・次アクションの下書きを出させるテンプレです。確定は人が行います。
```
以下の会議のメモ/文字起こしを基に、議事録の下書き（要点・決定事項・次のアクション）を出力してください。
【会議情報】
- 日時: [日時]
- 参加者: [参加者]
- 議題: [議題]
【会議のメモ/文字起こし】
- [メモまたは文字起こしテキスト]
【出力形式】
1. 要点（3〜5行）
2. 決定事項の候補（内容・担当・期限の骨子）※要確認として出力
3. 次のアクションの候補（内容・担当・期限の骨子）※要確認として出力
4. 課題・未決事項（あれば）
【注意】
- 決定事項・次アクションは「候補」として出力。確定は人が行う。
- 機密情報を含む場合は「機密」フラグを付与。
```運用の型：人の最終確認を必ず入れる
AIで出した議事録の下書きは、決定事項・担当・期限を人が必ず確認します。
AIの役割
- メモ・文字起こしから要点の下書きを出す
- 決定事項・次アクションの候補を出す
所要時間の目安: 約3分/件（入力から下書きまで）
人の役割
- 決定事項の確定（何を「決めた」と残すか）
- 担当・期限の確定
- 事実の誤りがないかの最終確認
所要時間の目安: 約14分/件（確定・修正・共有）
議事録作成時間の目安：1時間 → 約17分（要点整理はAI、確定は人）。AI万能にせず、人の役割を明確にすると品質が安定します。
まとめ：議事録を効率化したいなら
議事録を効率化したいなら、
- AIは要点の整理（下書き）まで。 決定事項の「確定」は人がやる。
- AIが苦手なのは空気感と決定事項の重み。 担当・期限・「決めた」の線引きは人が行う。
- **「AIに任せる」のではなく「AIは要点整理、人は確定」**と役割を分ける。
私たちは、
「議事録はAIに任せましょう」とは言いません。
「要点の下書きはAI、決定事項の確定は人でやりましょう」
そう割り切ると、
手戻りが減り、
議事録の質が安定します。
- AIは「空気感」と「決定事項の重み」を理解できない。 要点の整理はAI、決定事項の確定は人。
- 人の役割＝決定事項の確定・担当・期限の最終確認。 AIの役割＝要点・決定事項・次アクションの下書き。
- AI万能論から距離を取る。 役割を分けると品質が安定し、手戻りが減る。
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