事務のメール対応をAIで効率化：受信から返信まで自動化

事務職の方が毎日対応する「メール対応」。受信メールの分類から返信まで、AIを活用して自動化する方法を、tugiloが現場で実践している型で解説します。

メール対応の「入力→処理→出力」を分解する

tugiloが現場で使う分解方法です。まず業務を3つに分けます。

そのまま使える：メール対応プロンプトテンプレ

tugiloが実際に使っているプロンプトです。受信メールを入力して、分類と返信メールを作成します。

以下の受信メールを基に、メール対応を行ってください。

【受信メール】
- 送信者: [送信者名、メールアドレス]
- 件名: [件名]
- 本文: [本文、500文字以内]
- 添付ファイル: [添付ファイル、該当する場合]

【過去のメール履歴】
- 過去のメール: [過去のメール内容、3-5行]
- 返信内容: [返信内容、3-5行]
- 対応状況: [対応状況、3-5行]

【出力形式】
メール対応を以下の形式で出力してください。

1. メールの分類
   - 重要度: [高/中/低、理由]
   - カテゴリ: [問い合わせ/依頼/その他]
   - 対応優先度: [高/中/低、理由]

2. 返信メールの作成
   - 件名: [返信メールの件名、簡潔に]
   - 本文: [返信メールの本文、3-5段落]
   - 添付ファイル: [添付ファイル、該当する場合]

3. 返信のスケジュール
   - 返信タイミング: [即座/24時間以内/その他]
   - リマインダー: [リマインダーの内容、タイミング]

【注意事項】
- 機密情報を含む場合は、「機密」フラグを付与
- 緊急案件の場合は、優先的に返信する
- 返信メールは丁寧で親しみやすいトーンで書く

```
以下のメールリストから、各メールの対応を行ってください。

【メールリスト】
1. メール1: [受信メール、過去のメール履歴]
2. メール2: [受信メール、過去のメール履歴]
3. メール3: [受信メール、過去のメール履歴]

【出力形式】
- 各メールの分類（重要度、カテゴリ、対応優先度）
- 各メールの返信メール作成（件名、本文、添付ファイル）
- 各メールの返信スケジュール（返信タイミング、リマインダー）
- 全体のサマリー（メール対応の傾向、改善点、次のステップ）
```

運用の型：3段階の確認ルール

AIで作成したメール対応は、必ず3段階で確認します。これで「ミスを見逃す」リスクを最小化します。

実践的なメール対応の方法

tugiloが実際に使っているメール対応の方法です。

メール分類のルール：ベストプラクティス

tugiloが実際に使っているメール分類のルールです。

KPI：時間と効率を測る

tugiloが現場で測っている指標です。

失敗を避ける：3つのチェックポイント

実践的なメール対応フロー

tugiloが実際に使っているメール対応フローです。

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まとめ

メール対応をAIで効率化するポイントは3つです。

1. メール分類のルールを先に決める: 重要度、カテゴリ、対応優先度の基準を明確に
2. 返信テンプレートを準備する: カテゴリごとにテンプレートを準備
3. KPIで測る: 時間だけでなく、返信率も見る

「AIツールを入れる」だけでなく、運用の型を設計することが成功の鍵です。