無料ツールをどう活用するかの具体例（tugilo流：小さく速く回す）
この記事は、以下の方々向けに書いています。
- 無料ツールで業務効率化を図りたい方
- PDFファイルの扱いに困っている方
- コストをかけずに業務改善したい中小企業・個人事業主
- 具体的なワークフロー例を知りたい方
無料ツールは「便利」だけだと定着しません。tugiloでは、無料ツールを "業務の型（テンプレ＋例外＋チェック）"に組み込むことで、手戻りを減らして回します。
この記事では、tugilo.comの無料PDFツール（結合/分割/圧縮）とAIを組み合わせた、具体的な活用例をまとめます。
この方法は、tugiloが実際に自社の無料PDFツールを業務で活用し、検証した結果に基づいています。特に「業務の型に組み込む」ことで、単なる便利ツールから「確実に回る業務フロー」に変えることができています。よくある失敗例として「ツールは使うが、手戻りが減らない」ケースが多いため、例外とチェックを重視しています。
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先に決める：無料ツール運用の3点セット
無料ツールも"運用"です。最初にこれだけ決めると事故が減ります。
- 目的：何を短縮するか（提出準備、共有、保管、確認…）
- 例外：無料ツールにかけない条件（機密、個人情報、契約原本など）
- 品質ゲート：最後に何を確認するか（ページ抜け、向き、ファイル名、容量）
具体例1：取引先提出の「PDF提出セット」を3分で作る
用途：見積書・提案書・仕様のPDFがバラバラで、提出時に毎回手作業でまとめているケース。
手順（tugiloの型）
- PDFを結合して「提出セット」を1本にする
/tools/pdf-merge - 容量が大きい場合は圧縮する
/tools/pdf-compress - 送付前チェック（ページ/向き/ファイル名/容量）を通す
- ページの抜けがない（最後まである）
- 向きが揃っている（横/縦）
- ファイル名が揃っている（例：
YYYYMMDD_案件名_提出資料.pdf） - 容量が送付手段に収まる（メール/フォーム等）
具体例2：契約書・規約の「要点抽出」をセットで回す
用途：長いPDFを読んで要点を共有したい（※法務判断そのものは人が担当）。
AIは"要点抽出・整理"には使えますが、法的判断や最終解釈は必ず人が行う前提で運用します。
- PDFを章ごとに分割して読みやすくする
/tools/pdf-split - 章ごとに要点を抽出し、社内フォーマットに整理する（AI）
- 人が確認し、社内共有する（責任者を決める）
次の文章を「要点」「リスク（注意点）」「当社がやること」「要確認（不明点）」に整理してください。
法的判断はせず、断定は避けてください。
【本文】
{ここに貼る}具体例3：採用・人事の「応募書類一式」を整える
用途：応募書類が複数ファイルで届き、社内共有しづらい／見落としが起きる。
- 履歴書・職務経歴書などを結合して1本にする
/tools/pdf-merge - 容量が大きい場合は圧縮する
/tools/pdf-compress - 共有用の"観点"を固定して、確認の抜け漏れを減らす
次の応募書類を、面接前に確認すべき観点で整理してください。
「強み」「懸念」「確認したい質問（5つ）」「適性（仮説）」にまとめてください。
【書類本文】
{ここに貼る}具体例4：会議資料の「配布版」と「内部版」を分ける
用途：社外配布資料から内部メモ・付箋ページを外したい。
- ページ数を把握し、不要ページの位置を確定する
- 不要ページで分割する（または必要ページの範囲で分割）
/tools/pdf-split - 必要なPDFだけを結合して配布版を作る
/tools/pdf-merge
失敗しがちなポイント（無料ツール活用の落とし穴）
- ルールがない：ファイル名/保存場所/責任者が決まらず混乱する
- 例外が未定：機密/個人情報を含むPDFをうっかり扱う
- チェックがない：ページ抜けや向きズレに気づかず送付して手戻り
tugiloでは 「無料で回らないものは、有料にしても回らない」 と考えています。 無料で ・使われない ・定着しない 場合は、仕組み自体を見直します。
まとめ：無料ツールは"業務の型"に組み込むと強い
無料ツールは、**テンプレ（手順固定）＋例外（扱わない条件）＋品質ゲート（チェック）**が揃うほど効果が安定します。まずは提出資料・共有資料など"毎週発生する業務"から型を作るのがtugilo流です。
自社の「書類業務」を短時間で回すための手順・例外・チェックリストを一緒に設計できます。
tugilo視点まとめ
- これは「向いている会社」と「向いていない会社」があります
- tugiloでは、導入前に「無料で定着するか」を必ず確認します
- 迷った場合は、ここで一度立ち止まります
