経理の請求書発行をAIで自動化：データ入力から送付まで
- 毎月の請求書発行に時間を取られる経理担当者
- 請求内容の文章整理（摘要・説明文）に手間がかかっている担当者
- 金額・日付の確定は人が行い、文章の下書きだけAIに任せたい現場責任者
請求書発行で本当に時間を食うのは、請求内容の文章整理（摘要・顧客向け説明文）です。結論から言うと、AIに任せるのは請求書作成全体ではなく「請求内容の文章整理のみ」に限定すると、修正回数と差し戻しが減り、金額・日付の確定は人が責任を持てます。 以下では、tugiloが現場で使っている型と、AIに任せない部分を明示します。
はじめに
経理の請求書発行をAIで自動化、と言うと、
請求書の作成全体をAIに任せるイメージになりがちです。
ここでは、AIを使う工程を限定します。
- × 請求書作成全体（金額・日付・フォーマットまでAIに任せる）
- ○ 請求内容の文章整理のみ（摘要・顧客向け説明文の下書きをAIに出す）
金額・日付・請求書番号・支払条件は人が確定し、
AIが担当するのは**「何を請求したか」を説明する文章の下書き**だけに絞ると、
- 修正回数が減る（文章の型が揃う）
- 差し戻しが減る（摘要が分かりやすくなる）
- 責任の所在がはっきりする（金額・日付は人が確定）
実際にtugiloに相談が来るケースでも、
「請求書の摘要や説明文を毎回考えるのが重い」という声が多いです。
「文章の下書きだけAI、金額・日付は人」と割り切ると、ChatGPT事例として一般的な「請求書を丸ごとAI」から距離を取れ、運用しやすくなります。
Before / After：修正回数と差し戻し
AIを使う工程を「請求内容の文章整理のみ」に限定した場合の目安です。
請求書発行時間: 約4時間 → 約53分（文章下書きをAIに任せた分）
修正回数: 月間平均約12回 → 約3回（摘要・説明文の型が揃った）
差し戻し: 顧客から「内容が分からない」と問い合わせが月間約4件 → 約0〜1件（説明が明確になった）
「請求書を丸ごとAI」ではなく、文章整理のみAIにすると、修正回数と差し戻しが減り、金額・日付の確定は人が持てます。
請求書発行の「入力→処理→出力」を分解する
Step 1：入力の整理
- 顧客情報（会社名、担当者、連絡先、請求先住所）
- 請求データ（請求金額、請求日、支払期限、摘要のメモ）
- 過去の請求履歴（前回請求日、前回請求金額、支払状況）
例外: 新規顧客、特殊な請求、機密情報を含む請求
Step 2：処理（AI＝文章の下書き、人＝金額・日付の確定）
- AI：摘要・顧客向け説明文の下書き（請求内容の文章整理のみ）
- 人：金額・日付・請求書番号・支払条件の確定、文章の最終確認
例外: データの不整合、特殊な要件は人が担当
Step 3：出力（請求書の確定・送付）
- 請求書の確定（人が金額・日付・文章を最終確認したうえで）
- 顧客への送付
- 請求管理システムへの登録
例外: 送付エラー、請求書の不備
そのまま使える：請求内容の文章整理プロンプトの型
※金額・日付・請求書番号は人が確定します。 AIが出すのは摘要・説明文の下書きのみです。
```
以下の情報を基に、請求書の**摘要と顧客向け説明文の下書き**のみを出力してください。※金額・日付は人が確定します。
【請求の要点】
- 何を請求するか: [商品名・サービス名・内訳のメモ]
- 顧客向けに伝えたいこと: [特記事項があれば]
【過去の請求】（あれば）
- 前回の摘要・説明の例: [1〜2行]
【出力形式】
1. 摘要（50文字以内の下書き）※要確認
2. 顧客向け説明文（1〜3行の下書き）※要確認
3. 要確認フラグ（新規顧客・高額・特殊な条件があれば）
【注意】
- 金額・日付・請求書番号は含めない。人が確定する。
- この出力は文章の下書きのみ。確定は人が行う。
```AIが苦手な部分：人がやる理由
AIは金額・日付・法的な表現を正確に扱えません。
- 請求金額・消費税・合計の確定
- 請求日・支払期限の確定
- 契約条件・支払条件の表現
これらは人が確定し、AIの出力は「摘要・説明文の下書き」としてのみ使います。
まとめ：請求書発行でAIを効かせるには
請求書発行でAIを効かせるには、
- AIを使う工程を「請求内容の文章整理のみ」に限定する。 金額・日付・フォーマットは人が確定する。
- Before/Afterでは修正回数と差し戻しを測る。 文章の型が揃うと、両方減る。
- **「請求書を丸ごとAI」ではなく「文章の下書きだけAI」**と割り切ると運用しやすい。
私たちは、
「AIで請求書を全部作りましょう」とは言いません。
「請求内容の文章の下書きだけAI、金額・日付は人が確定しましょう」
そのほうが、
修正回数と差し戻しが減り、
責任の所在もはっきりします。
- AIに任せるのは請求内容の文章整理のみ。 請求書作成全体ではなく、摘要・説明文の下書きに限定する。
- 修正回数が減った・差し戻しが減ったをBefore/Afterで示す。文章の型が揃うと効果が出る。
- 金額・日付・請求書番号は人が確定する。 AIは文章の下書きまで。責任の所在をはっきりさせる。
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