営業の提案書作成をAIで効率化：顧客ニーズから提案まで自動化
AIに任せたら顧客名や金額が入らず書き直した、というケースはよくあります。提案書は「誰向けに何を言うか」が先なので、そこを決めないとAIの出力は使えません。
営業担当の方が毎日作成する「提案書」は、構成と入れない情報（機密・金額の扱い）を決めてからでないと、短縮になりません。tugiloが現場で使っている型をまとめます。
- 誰が: 提案書を作成しているか（営業担当者・営業マネージャー）
- いつ: どのタイミングで提案書を作成するか（商談後/都度）
- 何を: 提案書に含める情報は何か（顧客ニーズ/提案内容/価格/納期）
- 判断はどこ: 人の判断が必要なポイントはどこか（提案内容の決定/価格設定）
- どこが痛い: 時間・品質・遅延・機会損失のどれが一番大きいか
提案書作成の「入力→処理→出力」を分解する
tugiloが現場で使う分解方法です。まず業務を3つに分けます。
Step 1：入力の整理
- 顧客情報（会社名、担当者名、業種、規模）
- 顧客ニーズ（課題、要望、期待）
- 過去の取引履歴（契約実績、売上、課題）
例外: 新規顧客、特殊な要件、機密情報を含む商談
Step 2：処理（提案書の作成）
- 顧客ニーズの分析（課題の明確化、要望の整理）
- 提案内容の選定（商品/サービス、ソリューション）
- 提案書の構成（表紙、現状分析、提案内容、価格、納期）
例外: 顧客ニーズが不明確、提案内容が不明確、価格設定が困難
Step 3：出力（提案書の完成）
- 提案書の作成（PDF形式、プレゼン資料）
- 顧客への送付（メール/郵送）
- 提案管理システムへの登録
例外: システムエラー、送付先不明、承認が必要
そのまま使える：提案書作成プロンプトテンプレ
tugiloが実際に使っているプロンプトです。顧客情報とニーズを入力して、提案書の下書きを作成します。
以下の情報を基に、提案書を作成してください。
【顧客情報】
- 会社名: [会社名]
- 担当者名: [担当者名]
- 業種: [業種]
- 規模: [従業員数、売上規模]
【顧客ニーズ】
- 課題: [顧客の課題、3-5行]
- 要望: [顧客の要望、3-5行]
- 期待: [顧客の期待、3-5行]
【過去の取引履歴】
- 契約実績: [有/無]
- 売上: [金額]
- 課題: [課題内容]
【出力形式】
提案書を以下の形式で出力してください。
1. 表紙
- 提案書番号
- 提案日
- 有効期限
- 顧客情報
2. 現状分析
- 顧客の課題: [課題の詳細、3-5行]
- 課題の原因: [原因の分析、3-5行]
- 課題の影響: [影響の分析、3-5行]
3. 提案内容
- ソリューション: [提案するソリューション、3-5行]
- メリット: [メリットの説明、3-5行]
- 実現方法: [実現方法の説明、3-5行]
4. 価格・納期
- 価格: [金額、内訳]
- 納期: [納期、スケジュール]
- 支払条件: [支払条件]
5. 説明文
- 顧客向けの説明文（3-5行程度）
【注意事項】
- 金額が500万円以上の場合、「要承認」フラグを付与
- 新規顧客の場合は、説明文に「初回お取引ありがとうございます」を追加
- 過去の取引履歴がある場合は、前回契約との差分を説明文に追加
```
以下の顧客リストから、各顧客の提案書を作成してください。
【顧客リスト】
1. 顧客1: [顧客情報、顧客ニーズ、過去の取引履歴]
2. 顧客2: [顧客情報、顧客ニーズ、過去の取引履歴]
3. 顧客3: [顧客情報、顧客ニーズ、過去の取引履歴]
【出力形式】
- 各顧客の現状分析（課題、原因、影響）
- 各顧客の提案内容（ソリューション、メリット、実現方法）
- 各顧客の価格・納期（価格、納期、支払条件）
- 各顧客の説明文（顧客向けの説明文）
- 全体のサマリー（提案の傾向、改善点、次のステップ）
```運用の型：3段階の確認ルール
AIで作成した提案書は、必ず3段階で確認します。これで「ミスを見逃す」リスクを最小化します。
第1段階：自動チェック
- 顧客情報が空欄でないか
- 提案日が未来日付でないか
- 価格が0円でないか
所要時間: 自動（0分）
第2段階：AI判定
- 顧客ニーズの分析の妥当性（課題が適切に分析されているか）
- 提案内容の妥当性（ソリューションが適切か）
- 価格・納期の妥当性（相場との比較、実現可能性）
所要時間: 5分/件
第3段階：人間の最終確認
- 高額案件（500万円以上）
- 新規顧客
- 特殊な要件
所要時間: 15分/件（全体の25%程度）
実践的な顧客ニーズ分析の方法
tugiloが実際に使っている顧客ニーズ分析の方法です。
1. 課題の明確化
- 顧客の課題を具体的に記述
- 課題の原因を分析
- 課題の影響を分析
2. 要望の整理
- 顧客の要望を具体的に記述
- 要望の優先順位を決定
- 要望の実現可能性を評価
3. 期待の明確化
- 顧客の期待を具体的に記述
- 期待の妥当性を評価
- 期待への対応方法を検討
4. 提案内容の選定
- 顧客ニーズに基づいて提案内容を選定
- ソリューションのメリットを明確化
- 実現方法を具体化
提案書構成のベストプラクティス
tugiloが実際に使っている提案書構成のベストプラクティスです。
表紙の構成
提案書番号: 管理用の番号
提案日: 提案した日付
有効期限: 提案の有効期限
顧客情報: 会社名、担当者名、連絡先
本文の構成
現状分析: 顧客の課題、原因、影響
提案内容: ソリューション、メリット、実現方法
価格・納期: 価格、納期、支払条件
説明文: 顧客向けの説明文
KPI：時間と成約率を測る
tugiloが現場で測っている指標です。
提案書作成時間: 3時間 → 45分（75%削減）
顧客ニーズ分析時間: 1時間 → 15分（75%削減）
成約率: 20% → 30%（50%向上）
提案書の品質: 平均4回修正 → 平均1回修正（75%削減）
失敗を避ける：3つのチェックポイント
症状: AIで作成した提案書が、顧客ニーズに合っていない内容だった
対策: 最初に「顧客ニーズの明確化」が重要。AIは顧客ニーズに基づいて提案書を作成する。
症状: AIで作成した提案内容が抽象的で、顧客に響かない
対策: 「提案内容は具体的にする」とルール化する。ソリューション、メリット、実現方法を具体的に記述する。
症状: AIが設定した価格が相場と大きくずれている
対策: 「価格は人間が設定し、AIは提案書の構成と説明文を作成」と役割分担を明確にする。
実践的な提案書管理方法
tugiloが実際に使っている提案書管理方法です。
1. 顧客ニーズの収集（商談時）
- 商談中に顧客ニーズを記録
- AIで顧客ニーズを分析
- 人間が最終確認と修正を行う
2. 提案書の作成（商談後）
- 顧客ニーズを基に提案書の下書きを作成
- AIで提案内容を選定
- 人間が最終確認と修正を行う
3. 提案書の送付（商談後）
- 顧客に提案書を送付
- 提案管理システムに登録
- フォローアップのスケジュールを設定
4. 効果測定（月次）
- 成約率の測定
- 提案書の品質の測定
- 改善点の特定
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まとめ
提案書作成をAIで効率化するポイントは3つです。
- 顧客ニーズを先に明確化する: 課題、要望、期待を具体的に記述
- 提案内容を具体的にする: ソリューション、メリット、実現方法を具体的に記述
- KPIで測る: 時間だけでなく、成約率も見る
「AIツールを入れる」だけでなく、運用の型を設計することが成功の鍵です。
