営業担当がAIで見積書作成時間を1/5にする方法

「AIに任せたら金額や条件がずれて書き直した」——相談で何度も聞くパターンです。見積書は、どこまで人が決めてどこからAIに渡すかを切らないと、かえって手間になります。

営業担当の方が毎日作成する「見積書」は、前提と出力の型を決めてから初めて、時間短縮に近づきます。tugiloが現場で使っている型を解説します。

見積書作成の「入力→処理→出力」を分解する

tugiloが現場で使う分解方法です。まず業務を3つに分けます。

そのまま使える：見積書作成プロンプトテンプレ

tugiloが実際に使っているプロンプトです。顧客情報と要件を入力して、見積書の下書きを作成します。

以下の情報を基に、見積書を作成してください。

【顧客情報】
- 会社名: [会社名]
- 担当者名: [担当者名]
- 連絡先: [メールアドレス/電話番号]

【要件】
- 商品/サービス: [商品名/サービス名]
- 数量: [数量]
- 希望納期: [納期]
- その他の要望: [要望内容]

【過去の取引履歴】
- 前回見積日: [日付]
- 前回見積金額: [金額]
- 契約実績: [有/無]

【出力形式】
見積書の構成を以下の形式で出力してください。

1. 表紙
   - 見積書番号
   - 見積日
   - 有効期限
   - 顧客情報

2. 明細
   - 商品/サービス名
   - 数量
   - 単価
   - 金額
   - 小計
   - 消費税
   - 合計

3. 条件
   - 納期
   - 支払条件
   - その他の条件

4. 説明文
   - 顧客向けの説明文（3-5行程度）

【注意事項】
- 金額が100万円以上の場合、「要承認」フラグを付与
- 新規顧客の場合は、説明文に「初回お取引ありがとうございます」を追加
- 過去の取引履歴がある場合は、前回見積との差分を説明文に追加

```
以下の商品リストから、見積書を作成してください。

【商品リスト】
1. 商品A: 数量10、単価5,000円
2. 商品B: 数量5、単価10,000円
3. サービスC: 数量1、単価50,000円

【顧客情報】
- 会社名: 株式会社○○
- 担当者名: ○○様
- 連絡先: example@example.com

【出力形式】
- 見積書の構成（表紙、明細、条件、説明文）
- 各商品の小計と合計金額
- 消費税込みの最終金額
- 顧客向けの説明文
```

運用の型：3段階の確認ルール

AIで作成した見積書は、必ず3段階で確認します。これで「ミスを見逃す」リスクを最小化します。

KPI：時間と手戻りを測る

tugiloが現場で測っている指標です。

失敗を避ける：3つのチェックポイント

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まとめ

見積書作成をAIで効率化するポイントは3つです。

1. テンプレートを先に決める: 見積書の構成とフォーマットを統一
2. 役割分担を明確にする: AIは下書き、人間は価格設定と最終確認
3. KPIで測る: 時間だけでなく、手戻り率も見る

「AIツールを入れる」だけでなく、運用の型を設計することが成功の鍵です。