「全部自分で分かっている」の次にやること。属人化解除のステップ

「この業務、全部自分で分かっているから大丈夫」。そう言える状態は、本人にとっては安心かもしれません。でも、その人がいないとき、誰がどう回すかが分からなければ、会社にとってはリスクです。「全部自分で分かっている」が一番危ないで書いたように、属人化は「分かっている人」がいなくなったときに初めて問題が表面化することが多い。

では、「全部自分で分かっている」の次に、何をすればいいか。いきなり全部をマニュアル化する必要はありません。まず、誰が困るかとどこから書き出すかを決めるステップから始めます。

ステップ1：「誰が困るか」を決める

属人化解除といっても、全員が全業務を共有する必要はありません。まず「その人がいないとき、誰が困るか」を特定します。

• その業務の次の担当候補は誰か
• 代替が効かないと感じているのは、どの業務のどの部分か
• 引き継ぎでいつも詰まるところはどこか

「誰が困るか」が分かると、誰向けに、何を書き出すかが決まります。全社向けの完璧なマニュアルより、「この人に渡すためのメモ」からで十分です。

ステップ2：「一つだけ」書き出す

全部を一度に明文化しようとすると、負荷が大きくて続きません。まず一つだけ、業務の塊を選んで書き出すことから始めます。

選ぶときの目安は次のとおりです。

• 代替が効いていないと感じている業務のうち、発生頻度が高いもの
• 引き継ぎのときに毎回説明している部分
• 判断の基準が「なんとなく」になっているところ

一つ選んだら、「いつ・何を・どう判断するか」が分かるレベルでメモにします。完璧な文章である必要はありません。「自分が忘れないため」「次の人が読んで分かるため」のメモでよいです。ドキュメントは全部Markdownでいい理由で触れたように、形式より中身が残ること・更新しやすいことが大事です。

ステップ3：読んでもらって、詰まったところを直す

書き出したら、「困る側」の人に読んでもらうのが次のステップです。

• 読んで、分からないところ・足りないところを教えてもらう
• その部分を追記・修正する
• 必要なら、口頭で補足した内容をメモに足す

一人で完璧を目指さず、読む人と一緒に直すことで、実務に使える内容になっていきます。これを一つずつ増やしていくと、属人化が少しずつ解除されていきます。

ステップ4：担当と更新ルールを決める

メモやドキュメントが増えてきたら、誰が更新するか・いつ見直すかを決めます。

• その業務の主担当が、そのメモの更新も担当する
• 業務のやり方が変わったときや一定期間ごとに見直す
• 担当がいなくなるときは、引き継ぎの一部としてメモも渡す

更新ルールがないと、時間が経つほど内容が古くなり、誰も見なくなる。属人化解除は「書き出して終わり」ではなく、更新し続ける仕組みまで含めて考えます。

まとめ

• 属人化解除は、「誰が困るか」を決めることから始める。
• いきなり全部ではなく、一つだけ業務を選んで書き出す。
• 書いたら読んでもらい、詰まったところを直す。完璧より、実務で使えることが大事。
• 誰が更新するか・いつ見直すかを決めて、メモを育てる。

「全部自分で分かっている」の次は、誰向けに、何を一つ書き出すかを決めることから始めてみてください。