無料ツールをどう活用するかの具体例（tugilo流：小さく速く回す）

この記事はどんな人向けか
  • 無料ツールで効率化したいが、どう組み込めばいいかわからない方
  • PDFの提出準備に手間がかかっている方
  • 業務の型にツールを組み込みたい方
この記事は

最近よく聞くのは、 ・無料ツールで効率化したいが、どう組み込めばいいかわからない ・PDFの提出準備に毎回手間がかかっている という声です。この記事は、そんな担当者向けに書いています。

無料ツールは「便利」だけだと定着しません。tugiloでは、無料ツールを "業務の型（テンプレ＋例外＋チェック）"に組み込むことで、手戻りを減らして回します。以下に、tugiloの無料PDFツール（結合/分割/圧縮）とAIを組み合わせた具体例をまとめます。

tugiloでの実装・検証結果

この方法は、tugiloが実際に自社の無料PDFツールを業務で活用し、検証した結果に基づいています。特に「業務の型に組み込む」ことで、単なる便利ツールから「確実に回る業務フロー」に変えることができています。よくある失敗例として「ツールは使うが、手戻りが減らない」ケースが多いため、例外とチェックを重視しています。

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先に決める：無料ツール運用の3点セット

無料ツールも"運用"です。最初にこれだけ決めると事故が減ります。

無料ツール運用の3点セット
  • 目的：何を短縮するか（提出準備、共有、保管、確認…）
  • 例外：無料ツールにかけない条件（機密、個人情報、契約原本など）
  • 品質ゲート：最後に何を確認するか（ページ抜け、向き、ファイル名、容量）

具体例1：取引先提出の「PDF提出セット」を3分で作る

用途：見積書・提案書・仕様のPDFがバラバラで、提出時に毎回手作業でまとめているケース。

手順（tugiloの型）

1
提出セット作成（結合→圧縮→最終チェック）
  1. PDFを結合して「提出セット」を1本にする
    /tools/pdf-merge
  2. 容量が大きい場合は圧縮する
    /tools/pdf-compress
  3. 送付前チェック（ページ/向き/ファイル名/容量）を通す
送付前チェック（最低ライン）
  • ページの抜けがない（最後まである）
  • 向きが揃っている（横/縦）
  • ファイル名が揃っている（例：YYYYMMDD_案件名_提出資料.pdf）
  • 容量が送付手段に収まる（メール/フォーム等）

具体例2：契約書・規約の「要点抽出」をセットで回す

用途：長いPDFを読んで要点を共有したい（※法務判断そのものは人が担当）。

注意（tugilo基準）

AIは"要点抽出・整理"には使えますが、法的判断や最終解釈は必ず人が行う前提で運用します。

1
要点抽出（分割→要約テンプレ）
  1. PDFを章ごとに分割して読みやすくする
    /tools/pdf-split
  2. 章ごとに要点を抽出し、社内フォーマットに整理する（AI）
  3. 人が確認し、社内共有する（責任者を決める）
要点抽出テンプレ（章ごと）
次の文章を「要点」「リスク（注意点）」「当社がやること」「要確認（不明点）」に整理してください。
法的判断はせず、断定は避けてください。

【本文】
{ここに貼る}

具体例3：採用・人事の「応募書類一式」を整える

用途：応募書類が複数ファイルで届き、社内共有しづらい／見落としが起きる。

1
応募書類（結合→整理→共有）
  1. 履歴書・職務経歴書などを結合して1本にする
    /tools/pdf-merge
  2. 容量が大きい場合は圧縮する
    /tools/pdf-compress
  3. 共有用の"観点"を固定して、確認の抜け漏れを減らす
応募書類チェック観点（要約）
次の応募書類を、面接前に確認すべき観点で整理してください。
「強み」「懸念」「確認したい質問（5つ）」「適性（仮説）」にまとめてください。

【書類本文】
{ここに貼る}

具体例4：会議資料の「配布版」と「内部版」を分ける

用途：社外配布資料から内部メモ・付箋ページを外したい。

1
配布版作成（分割→不要ページ除外→結合）
  1. ページ数を把握し、不要ページの位置を確定する
  2. 不要ページで分割する（または必要ページの範囲で分割）
    /tools/pdf-split
  3. 必要なPDFだけを結合して配布版を作る
    /tools/pdf-merge

失敗しがちなポイント（無料ツール活用の落とし穴）

失敗パターン
  • ルールがない：ファイル名/保存場所/責任者が決まらず混乱する
  • 例外が未定：機密/個人情報を含むPDFをうっかり扱う
  • チェックがない：ページ抜けや向きズレに気づかず送付して手戻り

tugiloでは 「無料で回らないものは、有料にしても回らない」 と考えています。 無料で ・使われない ・定着しない 場合は、仕組み自体を見直します。

まとめ：無料ツールは"業務の型"に組み込むと強い

無料ツールは、テンプレ（手順固定）＋例外（扱わない条件）＋品質ゲート（チェック）が揃うほど効果が安定します。まずは提出資料・共有資料など"毎週発生する業務"から型を作るのがtugilo流です。

自社の「書類業務」を短時間で回すための手順・例外・チェックリストを一緒に設計できます。

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tugilo視点まとめ

  • これは「向いている会社」と「向いていない会社」があります
  • tugiloでは、導入前に「無料で定着するか」を必ず確認します
  • 迷った場合は、ここで一度立ち止まります