AIツールを使った業務改善事例（1社・1業務を深掘り）

正直に言うと、tugiloはツール選びの話はほとんどしません。

良いツールかどうかより、「使わなくなる理由」の方が重要です。毎日開く理由があるか、入力が1分で終わるか——そこが崩れると、どんなツールも置いていかれます。

この記事はどんな人向けか
  • 他社のAI事例を自社で再現できる形で知りたい担当者
  • 事例紹介が抽象的で、何をすればいいかが分からない現場責任者
  • 成功事例だけでなく、失敗からどう立て直したかも知りたいマネージャー

AIの業務改善事例は、複数事例を並べると「どこでも書ける」内容になりがちです。結論から言うと、1社・1業務に絞り、かつ「最初はAIに丸投げして失敗した→その後テンプレと例外を決めて成功した」まで書くと、再現しやすく、人が書いた記事としても評価されやすくなります。 以下では、tugiloが関わった営業の顧客メール返信1業務に絞った事例と、失敗から立て直したポイントをまとめます。

はじめに

「AIツールを使った業務改善事例」と聞くと、

営業・経理・人事・マーケと、部門別の事例が並ぶ構成が多いです。

それだと、

  • どの事例を自社に当てはめればいいか分からない
  • 成功した話だけで、失敗からどう立て直したかが見えない
  • テンプレ判定・AI生成記事と見なされやすい

以下は、1社・1業務に絞った事例です。

対象は、営業の顧客メール返信（問い合わせへの返信下書きをAIで出す）です。

そして、失敗例を必ず入れます。

最初はAIに丸投げして失敗しました。

その後、テンプレと例外を決めてから使い直し、定着した、という流れで書きます。

事例の前提：どの会社の・どの業務か

  • 業種・規模: BtoBの中小企業（営業担当者 約5名）
  • 対象業務: 顧客からの問い合わせメールへの返信の下書き作成（1業務に限定）
  • 課題: 返信に1通あたり約15分かかり、顧客訪問の時間が取れない

実際にtugiloに相談が来たケースでも、

「メール返信を全部AIに任せたい」という希望から入り、最初は範囲を決めずにAIに投げていました。

失敗例：最初はAIに丸投げしていた

最初の数週間は、こうでした。

  • 顧客のメール本文をそのままAIに貼り、「返信を作成して」と依頼
  • テンプレ（型）を決めていなかったので、毎回トーンや長さがバラバラ
  • 例外（任せない条件）を決めていなかったので、金額・契約条件が含まれるメールもAIに渡し、誤った表現が混ざった
  • 結果、確認に時間がかかり、結局ほぼ書き直し。現場から「AIのほうが遅い」という声が出た

つまり、

AIに丸投げして失敗しました。

原因は、「何をAIに渡すか」「どんな型で返すか」「どこまで人が確認するか」を決めていなかったことです。

立て直し：テンプレと例外を決めてから使い直した

失敗後、次の3点を決めました。

  1. 入力の型：顧客の要望を3〜5点の要点に整理してからAIに渡す（本文をそのまま貼らない）
  2. 出力の型：返信の型を「件名・挨拶・要点への返答・次アクション・署名」の5ブロックに固定
  3. 例外：金額・契約条件・クレームが含まれるメールはAIに渡さず、人が書く

この3点を決めてから使い直すと、

  • 下書きの品質が安定し、確認は要点の事実確認だけで済むようになった
  • 1通あたり約15分 → 約4分（下書き作成＋確認）に短縮
  • 「AIのほうが遅い」という声がなくなり、現場で定着した

実際にtugiloの相談現場でも、

「最初は丸投げで失敗したが、型を決めてからは使えるようになった」というパターンが多いです。

再現するための4点セット

この事例を自社で再現するには、次の4点を決めるとよいです。

事例を再現する4点セット
  • 入力：何をAIに渡したか（顧客の要望を要点に整理したもの。本文そのままは渡さない）
  • テンプレ：どんな型で返すか（件名・挨拶・要点への返答・次アクション・署名の5ブロック）
  • 例外：AIに任せない条件（金額・契約条件・クレームは人が書く）
  • KPI：何が改善したか（1通あたりの時間：約15分→約4分。手戻り回数）

AIが苦手な部分：人がやる理由

AIは金額・契約条件・クレームといった「責任が伴う表現」を正確に扱えません。

  • どのメールをAIに渡してよいか
  • 下書きのどこを必ず人が確認するか
  • トーンや社内ルールとの整合

これらは人が決め、テンプレと例外として運用に組み込みます。

まとめ：事例を自社で再現するには

AIツールを使った業務改善事例を自社で再現するには、

  • 1業務に絞る（この事例では「顧客メール返信の下書き」のみ）
  • 失敗例を書く（最初は丸投げして失敗→型を決めて立て直した、という流れ）
  • 入力・テンプレ・例外・KPIの4点を決めてから運用する

複数事例を並べるより、1社・1業務を深掘りし、失敗から立て直したポイントまで書くと、再現しやすく、読者にも刺さりやすいです。

tugiloから一言

私たちは、

「AIで業務改善しました」という成功談だけは言いません。

「最初は丸投げして失敗した。型を決めてから立て直した」

そこまで話すようにしています。

そのほうが、

自社で再現しやすく、

同じ失敗を防げるからです。

tugilo視点まとめ
  • 事例は1社・1業務に絞って深掘りする。 複数事例を並べると抽象的になり、再現しにくい。
  • 失敗例を必ず入れる。 最初はAIに丸投げして失敗→テンプレと例外を決めて立て直した、という流れで書く。
  • 再現するには入力・テンプレ・例外・KPIの4点を決める。 型が決まると定着しやすい。

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