ツールは「足す」前に「減らす」を考える。ツール選定の基準

「このツール、入れてみませんか」。そう言われて、つい検討してしまうことはありませんか。便利そう、他社も使っている、無料なら試してみたい。理由はいくつも出てきます。その一方で、すでに使っているツールの数は増えるばかりで、ログイン先が増え、パスワードが増え、更新作業が増えている。そんな違和感はないでしょうか。

tugiloでは、ツール選定の話が出たときに、「足す前に、減らせるものはないか」と聞くようにしています。選定の基準を「何を入れるか」から「何をやめるか」に少し傾けるだけで、本当に必要なものだけが残ります。

ツールが増えるほど、現場の負荷は増える

新しいツールは、導入コストだけでは測れません。毎日のログイン、権限管理、連携設定、アップデート対応、問い合わせ先の把握。運用コストが積み上がります。

• 似た機能のツールが2つある
• 一度入れたが、ほとんど使っていない
• 担当者がいないツールが残っている

こうした「やめられるもの」を残したまま、新しいツールだけ足していくと、情報も手続きも分散し、誰も全体像を把握できなくなります。AIツールを増やすほど現場が疲れる理由でも触れたように、ツールの数と現場の疲れは比例しやすい。選定のときは「足すこと」より、「減らすこと」を先に考えると、判断がしやすくなります。

選定基準を「足す」から「減らす」に変える

ツール選定でよくある問いは「このツール、必要ですか？」です。必要かどうかは、すでにあるツールと比べないと答えられません。

選定の前に、次の問いを置く。

• 今あるツールで、同じことができないか
• 今あるツールのどれか一つをやめて、これに統合できないか
• 誰もメンテしていないツールはないか

「新しいツールを入れる代わりに、これとこれをやめる」とセットで考える。入れることと、やめることをセットにすると、「とりあえず試し」が減り、本当に必要な導入だけが残ります。

「減らす」を前提にした選定の手順

1. 現状の棚卸し … 現在使っているツールを一覧にし、用途が被っているもの・利用率が極端に低いものを洗い出す。
2. 入れる候補と「やめる候補」をセットで検討する … 新ツール導入時は「どの既存ツールをやめるか」を必ず一つは決める。
3. 担当と更新ルールを決める … ツールごとに「誰がメンテするか」「いつ見直すか」を決め、担当がいないツールは廃止候補にする。

このように減らす前提で選定すると、「何が本当に必要か」がはっきりしてきます。

現場の違和感から始める

「ツールが多すぎて、どれを開けばいいか分からない」「毎月、新しいツールの説明会ばかりだ」。そんな声があるなら、それは選定の基準が「足すこと」に偏っているサインかもしれません。

まずは「今あるもので足りないか」「やめられるものはないか」から話し合ってみてください。選定の基準を「増やさない・減らす」に少し傾けるだけで、ツール選定の迷いが減ります。

まとめ

• ツールは足す前に、減らせるものがないかを考える。
• 選定の基準を「何を入れるか」から「何をやめるか」に傾ける。
• 新規導入と既存ツールの廃止をセットで検討する。
• 担当がいない・用途が被っているツールは、廃止候補から見直す。

ツール選定で迷ったら、「足す」より先に「減らす」を考えてみてください。