「とりあえず手入力」をやめるだけで、会社は軽くなる

― 二重入力をなくす具体的ステップ

「それ、どこに入力してますか？」

と聞くと、よくこんな答えが返ってきます。

• Excelにも入れてます
• 会計ソフトにも入れてます
• 売上管理表にも入れてます
• 共有フォルダにも保存してます

そして最後に、

「手間なんですけどね」と苦笑い。

でも、多くの会社で この"とりあえず手入力"は日常です。

二重入力は、静かに体力を奪う

1回の入力は数分です。

でも、

• 月末になると何十件
• 担当者が複数
• 年間では何百回

気づかないうちに、 かなりの時間を消費しています。

しかも怖いのは、

• 転記ミス
• 入力漏れ
• 数字のズレ

修正のための確認作業まで発生すること。

これこそ、 典型的な「仕事のための仕事」です。

なぜ二重入力はなくならないのか

理由は単純です。

「仕方ない」と思っているから。

• このシステムは連携できない
• 昔からこうやっている
• 変えるのが怖い

でも本当は、

仕組みを整理していないだけのことが多い。

まずやるべきは"地図を書く"こと

いきなりツールを変えません。

まずやるのは、

① どこに入力しているか洗い出す

② その目的を書き出す

③ 本当に必要かを分ける

これだけです。

例えば、

• 売上管理 → 集計用
• 会計ソフト → 税務用
• Excel → 経営判断用

目的が違うなら、 元データは1つでいいはずです。

実践ステップ（今日からできる）

Step1：入力一覧を可視化する

1週間でいいので、

「どのデータを何回入力しているか」 を書き出してみる。

驚くほど重複が見つかります。

Step2：元データを決める

「この数字はここが正」と決める。

曖昧にしない。

正解を1つにするだけで、 ズレは激減します。

Step3：連携か自動化を検討する

• CSV出力で十分か
• API連携が可能か
• RPAで代替できるか
• ChatGPTで整形できるか

ここで初めて、 AIやシステムの出番です。

AIは転記係ではなく、整形係

AIの使いどころは、

• PDFから売上を抽出
• メール注文を構造化
• バラバラのフォーマットを統一

つまり、

入力を減らすための整理役。

監視ではなく、 削減のために使う。

置き換えなくても軽くなる

よくある誤解は、

「全部クラウド化しないとダメ」

でも実際は、

• 1箇所減らすだけ
• 1工程自動化するだけ

で、体感は大きく変わります。

全部やらなくていい。

一つ減らすだけでいい。

本当の目的は"時間を作ること"

二重入力を減らす目的は、 コスト削減ではありません。

考える時間を取り戻すこと。

入力のための時間が減れば、

• 改善を考える
• 提案を考える
• 顧客と話す

時間が生まれます。

小さな整理が、大きな差になる

業務改善というと、

• 大きなシステム
• DXプロジェクト
• 全社改革

を想像しがちです。

でも本当は、

「とりあえず手入力」を 1つやめるだけでいい。

そこから、会社は軽くなります。