日報をやめた会社の話
成功した会社と、失敗した会社
- 日報の廃止や見直しを検討している経営者・管理者
- 直行直帰で日報運用に悩んでいる方
- 「書く負担」と「読めていない」の両方にモヤモヤしている方
「日報をやめたいんです。」
ある社長が、少し申し訳なさそうに言いました。
従業員は30名。直行直帰が多い業種。毎日、全員が日報を書いている。文章で業務内容、作業時間、写真添付、問題点、所感。管理者は毎日それを確認する。でも正直なところ、「全部は読めていない」と言います。
ここから話が始まりました。
ケース①：うまくいかなかった会社
最初の会社は、勢いで日報をやめました。理由は明確です。「みんな面倒くさそうだし、読めてないから」。日報廃止。代わりの仕組みは特に設計しませんでした。
結果はどうなったか。3ヶ月後、
- 現場での小さなトラブルが増える
- 残業時間が見えなくなる
- 作業の抜け漏れが発生
- 管理者が不安になる
結局、日報は復活しました。以前より厳しく。
なぜ失敗したのか。答えはシンプルです。「日報をやめた」だけで、「目的を再設計しなかった」から。
日報の正体
日報は、「文章を書く業務」ではありません。本当は、
- 事実の記録
- 問題の共有
- 労務管理
- ナレッジ蓄積
- 安心材料
の集合体です。これを分解せずに「廃止」すると、当然、空白が生まれます。空白は不安になります。そして不安は、管理を強化させます。
ケース②：うまくいった会社
もう一社。同じく直行直帰が多い会社。社長の言葉は少し違いました。
「日報の"負担"を減らしたい」
ここが違いでした。tugiloが最初にやったのは、日報を分解することです。
分解してみると
日報の中身は、
- 作業時間
- 作業内容
- 問題報告
- 写真記録
- 所感
に分かれました。ここで問い直します。全部、毎日文章で必要ですか？
再設計した内容
- 作業時間 → スマホ打刻＋案件選択式
- 作業内容 → ボタン選択＋簡易メモ
- 問題報告 → 発生時のみ送信
- 写真 → 現場ごとに自動紐付け
- 所感 → 廃止
文章はほぼなくなりました。代わりに、データが増えました。
AIをどう使ったか
ここがポイントです。単にフォームを変えただけではありません。AIを裏側に入れました。
- 日次データを自動要約
- 異常値（長時間労働など）を検知
- トラブル傾向を抽出
- 月次レポートを自動生成
管理者は、全員分を読む必要がなくなりました。「読む」から「見る」へ。 これが大きな変化でした。
3ヶ月後の変化
- 日報作成時間が約70％削減
- 残業時間の可視化
- 現場ごとの作業効率が明確に
- 管理者の確認時間が激減
そして意外だったのは、社員の反応です。
「監視が減った感じがする」
文章で毎日評価される感覚がなくなり、心理的負担が減った。数字と事実だけが残った。
成功と失敗の違い
2社の違いは何か。日報をやめたかどうかではありません。目的を分解したかどうか。
失敗した会社は、「書くのが面倒」からスタート。成功した会社は、「何を知りたいか」からスタート。この順番がすべてです。
本当に日報は必要か
答えは、会社によります。でも確実に言えるのは、「今の形」が最適とは限らないということです。
日報があること自体が安心材料になっている場合もあります。その安心の正体は何か。
- 見えている感覚
- 統制している感覚
- 証拠がある感覚
それを別の形で満たせるなら、文章は不要かもしれません。
直行直帰の会社ほど考えるべき
直行直帰が多いと、見えない＝不安になります。だから文章で補おうとする。でも本当に必要なのは、構造的な可視化です。
AIはここで使えます。
- データの整理
- パターン分析
- 異常検知
- 未来予測
読む量を減らし、判断材料を増やす。これが本来の効率化です。
引き算は勇気がいる
業務は増える一方です。足し算は簡単。でも引き算は怖い。「やめたらどうなる？」この不安がある限り、日報は消えません。
だからtugiloは、いきなりやめません。まず分解します。小さく変えます。数字を見ます。合わなければ戻します。
あなたの会社はどちらですか
- 日報が形骸化している
- 読めていない
- 書く側が疲れている
- 直行直帰で管理が曖昧
それでも、なんとなく続けている。もしそうなら、一度、分解してみませんか。
- 日報は必要かどうか
- 本当に知りたいことは何か
- 成果と負担は見合っているか
tugiloは、「日報をなくしましょう」とは言いません。でも、再設計しましょうとは言います。AIは道具です。本質は、業務の構造。まずは整理から。
▶︎ 日報の再設計について相談する（現状ヒアリングから一緒に分解します）
